2. Proces ketenbreed wijzigingsbeheer
In dit hoofdstuk wordt een beschrijving gegeven van het proces ketenbreed wijzigingsbeheer.
2.1 Doel en scope van het proces
De doelstelling van het proces ketenbreed wijzigingsbeheer is het op gestructureerde en gecontroleerde wijze en met zo min mogelijk risico doorvoeren van ketenbrede wijzigingen in de GeVS.
Het proces beperkt zich tot alle wijzigingen die impact kunnen hebben op de werking van de GeVS.
2.2 Partijen
Alleen de (keten)partijen die zitting hebben in de ketenbrede wijzigingsoverleggen, worden in elk geval gerekend tot de scope van deze uitvoeringsafspraken rond wijzigingen en releases.
Op dit moment zijn dit:
- UWV, SVB, VNG Realisatie (als gemandateerde van VNG), de Suwipartijen;
- BKWI, beheerder van Suwinet;
- Inlichtingenbureau, vanuit de rol van ICT dienstverlener tbv Gemeentelijk
Buiten de boven opgesomde partijen (Suwipartijen) zijn er ook nog partijen die betrokken zijn bij de GeVS (niet-Suwipartijen) in de vorm van afnemer of leverancier van gegevens aan de GeVS. In principe geldt dat alle partijen (ook niet-Suwi) die zowel de rol van leverancier als afnemer van gegevens via de GeVS vervult, mogen deelnemen aan de ketenbrede wijzigingsoverleggen. Dat zullen zij niet altijd doen aangezien de meeste wijzigingen deze partijen niet zullen raken en deelname een onevenredige belasting van de organisatie zal zijn.
Met deze partijen is afgesproken dat zij op adhoc basis kunnen aansluiten bij de wijzigingsoverleggen. DUO is bijvoorbeeld agendalid en ontvangt alleen de verslagen en agenda, maar neemt niet deel aan het overleg. Echter, bij het nemen van besluiten zijn alleen de Suwi-partijen beslissingsbevoegd (ofwel de beslissende en bepalende partijen).
De (niet-suwi)partijen wordt wel de mogelijkheid geboden om impact te bepalen op ingediende wijzigingsverzoeken. Daarnaast zijn ook deze partijen verplicht om wijzigingen, die invloed kunnen hebben op de werking van de GeVS, te melden via het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen. Als de partijen geen toegang hebben tot de CMK-applicatie dan zal het indienen van de wijziging en het leveren van impactbepaling via het BKWI verlopen. BKWI draagt er actief zorg voor dat deze partijen geïnformeerd worden over wijzigingen die hun organisaties raken.
2.3 Ketenwijzigingen
Iedere ketenpartij heeft voor de eigen organisatie het wijzigingsbeheer ingericht. Ketenpartijen dienen hun wijzigingsverzoeken in via het wijzigingsloket voor ketenbrede wijzigingen (Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen) van het BKWI. Daarnaast moeten ook interne wijzigingen bij de partijen die ook invloed hebben of kunnen hebben op de GeVS worden ingediend als ketenwijziging.
Een ketenwijziging is een wijziging die mogelijkerwijs impact op één of meerdere ketenpartijen of op de informatievoorziening hebben. De wijziging kan direct starten met een impactbepaling waaruit blijkt wat nieuw ontwikkeld dient te worden en/of welke al bestaande componenten gewijzigd gaan worden.
2.4 Proces en processchema
Iedere partij heeft zijn eigen wijzigingsbeheer ingericht en gaat verschillend met wijzigingen om. De partijen moeten echter op ketenniveau impact bepalen op de wijziging, wijzigingen op elkaar afstemmen en hierover besluiten nemen. Het keten wijzigingsproces dient dan ook goed aan te sluiten op de eigen (beheer) processen.
Het wijzigingsproces wordt beschreven met behulp van onderstaand algemeen processchema. Opgemerkt moet worden dat het algemene processchema niet tot in detail is uitgewerkt. De detaillering van het proces is verder beschreven in hoofdstuk 3.
figuur 2: processchema wijziging algemeen