1. Procesrollen

• 1.1 De Wijzigingscoördinatoren en –verantwoordelijken
• 1.2 CAB (Change Advisory Board)
• 1.3 Domeingroepen
• 1.4 Opdrachtgeversberaad (OGB) en Directeur BKWI

Hoofdstuk 1 beschrijft de rollen en organisatievormen die in het proces ketenbreed wijzigingsbeheer voorkomen en hoe zij in dit proces met elkaar in verband staan.

De beschrijving van de rollen begint bij de rollen die het ketenbreed wijzigingsbeheer initiëren tot aan de rol van het hoogste gremium, het Opdrachtgeversberaad (OGB).Opdrachtgeversberaad (OGB).

1.1  De Wijzigingscoördinatoren en –verantwoordelijken

Wijzigingscoördinator

Om de onderlinge aanlevering en de ontvangst van wijzigingsverzoeken vanuit een Ketenpartij te stroomlijnen heeft iedere Ketenpartij één of twee wijzigingscoördinatoren voor de Suwiketen aangewezen.

De taken van een wijzigingscoördinator zijn:

• Indienen van ketenbrede wijzigingen bij het CMK
• Bewaken status en planning ketenbrede wijzigingen
• Bewaken afstemming aangaande de voorbereiding van een wijzigingsverzoek en de impactbepaling van een ketenwijziging
• Door de eigen organisatie gedragen impactbepaling op wijzigingsverzoeken leveren.
• Informeren betrokkenen binnen eigen partij
• Informeren keten (via het CAB) over voortgang van wijzigingen

Wijzigingsverantwoordelijke

De wijzigingsverantwoordelijke is verantwoordelijk voor het ketenproces van de realisatie en implementatie van een ketenwijziging binnen een partij (waar de wijzigingscoördinator verantwoordelijk is voor het proces binnen en bij de Suwiketen). De wijzigingsverantwoordelijke is niet per definitie deelnemer aan het CAB.

Belangrijk is dat de wijzigingscoördinator (die namens een partij deelneemt aan het CAB) bekend is met de wijzigingsverantwoordelijke, zodat deze binnen zijn/ haar eigen organisatie iemand op de voortgang van de wijzigingen kan aanspreken.

De taken van de wijzigingsverantwoordelijke zijn:

• Proces volgen van de ingediende wijziging
• Waar nodig proces aansturen met als doel wijziging te laten realiseren
• Afstemming zoeken over resultaten van de geleverde impactbepalingen
• Inhoudelijk aanspreekpunt zijn voor de wijziging

CMK (Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen)

Het Centraal Meldpunt Ketenwijzigingen is een faciliteit van het BKWI voor de keten. Het CMK is het ‘ketenloket’ voor ketenbrede wijzigingen, maar dient ook als applicatie voor de keten. Bij dit loket worden ketenbrede wijzigingen geregistreerd, gerouteerd en gepubliceerd. Voor publicatie aan de ketenpartijen wordt gebruik gemaakt van de CMK- applicatie. Het CMK heeft een coördinator.

CMK-coördinator

De rol van CMK coördinator wordt vervuld door BKWI. Hij/zij beheert de CMK applicatie (zie hieronder) en is verantwoordelijk voor het ketenbrede wijzigingsbeheer. De taken van de CMK coördinator zijn:

• Bewaken van de dagelijkse operatie en de voortgang van alle wijzigingen en releases
• Coördineren van het proces van ketenbreed wijzigingsbeheer
• Signaleren van knelpunten in het wijzigingsproces en rapporteren hierover aan de leden van het CAB
• Helpt de voorzitter van het CAB bij het voorbereiden en organiseren van het CAB
• Voorleggen van inhoudelijk afgestemde impactbepaling aan CAB
• Terugkoppelen adviezen en statusveranderingen

1.2  CAB (Change Advisory Board)

Het CAB is een werkgroep die maandelijks bijeenkomt, in de week van de vastgestelde ketenreleases (go-no go moment).

Rollen en taken

De rol van het CAB is tweeledig:

1. Keten rol

adviesorgaan die het wijzigingsproces bewaakt en daarover adviseert op het niveau van techniek (impactbepaling), tijd (prioriteit), proces en standaarden (samenhang) namens de keten.

Specifieke taken:

• Beslissen over de inhoud van de releases;
• Afstemmen en vaststellen releasemomenten;
• Goedkeuring wijzigingen op basis van impactbepalingen;
• Beoordelen en goedkeuren van het Release Initiatie Document;
• Bespreken wijzigingen met knelpunten in het gevolgde wijzigingstraject (gevolgde procedure en samenwerking met de betrokkenen) en advies daarover uitbrengen;
• Het CAB rapporteert aan de DIB en escaleert knelpunten die het gehele proces van ketenbreed wijzigingsbeheer raken aan de DIB;
• Evaluatie ketenreleases;
• Evaluatie werking CMK (zowel loket als applicatie).

2 .Functionele rol

Adviesorgaan die adviseert op het niveau van de functionele wenselijkheid (gebruikerswensen), de vertaalslag naar concrete wijzigingen en de implementatierichting namens de gebruikers/business. Het CAB vervult hierbij naast de vertegenwoordiging van de professional ook de rol van Het CAB voorkomt hiermee dat er onnodig energie wordt gestoken in functioneel ongewenste wijzigingen, door in het begintraject van een wijziging deze al te beoordelen.

Specifieke taken:

• Ketenwijzigingen beoordelen op wenselijkheid
• Ketenwijzigingen functioneel ketenbreed afstemmen;
• Adviseren of ketenwijzigingen op basis van functionele impact en wenselijkheid wel of niet uitgevoerd moet worden;
• Zorgdragen dat de gebruikersorganisatie van de ketenpartijen op de juiste wijze vertegenwoordigd wordt in het

Leden

Het CAB wordt bemand door vertegenwoordigers van UWV, VNG Realisatie, SVB, Inlichtingenbureau en BKWI. Per partij is minimaal een deelnemer. De deelnemers betreffen bij voorkeur de Change Managers/wijzigingscoördinatoren en/ of een functioneel beheerder per partij. Belangrijk is dat deze perso(o)n(en) bekend is met alle wijzigingen binnen zijn/haar organisatie (business en ICT) en een wijzigingsverantwoordelijke binnen zijn eigen organisatie op de voortgang van zijn wijzigingen kan aanspreken. In bijlage is een nadere beschrijving gegeven van deze functies en bijbehorende taken.

1.3  Domeingroepen

Binnen de Suwiketen vindt afstemming op een aantal kennisgebieden plaats in domein- en werkgroepen. De domeingroepen zijn de tactische werkgroepen voor de Suwiketen, die gezamenlijk beslissingen nemen ten aanzien van de inhoud van een aantal kennisgebieden. De domeingroepen hebben een wettelijke basis en worden gevormd door de Suwipartijen (UWV, SVB en Gemeenten). De leden van deze groepen vertegenwoordigen hun organisatie bij de gezamenlijke beslissingen ten aanzien van de inhoud van de Ketenstandaarden (o.a. Stelselontwerp, SGR/SuwiML, Werkproceskoppelingen, Ketenarchitecteur, GeVS Keten SLA etc.).

De Suwiketen kent een 4-tal domeingroepen, namelijk: Domeingroep Architectuur (DA);, Domeingroep Privacy en Beveiliging (DPB), Domeingroep Gegevens en Berichten (DGB) en Domeingroep ICT Beheer (DIB). De domeingroepen kunnen een werkgroep instellen ter ondersteuning van hun taken. Het CAB is een werkgroep van de domeingroep ICT en beheer (DIB). Het CAB neemt notie van de besluiten en aanwijzingen uit alle domeingroepen.

Domeingroep ICT beheer (DIB)

De Suwipartijen zijn zelf verantwoordelijk voor het functioneren van de eigen beheerprocessen. De DIB is een orgaan die de werking van het Ketenbreed ICT beheer bewaakt, waaronder het Ketenbreed wijzigingsbeheer en de aansluiting van beheerprocessen bewaakt. De DIB wordt gevormd door de Service (Level) Managers van de betrokken ketenpartijen en binnen de DIB maken zij afspraken over het gezamenlijk deel van het ICT beheer, de aansluiting van de eigen beheerprocessen op de ketenbrede beheerprocessen en de prestatienormen.

De taken van de DIB m.b.t. ketenbreed wijzigingsbeheer zijn:

• De DIB rapporteert aan het OGB over knelpunten
• Goedkeuring Uitvoeringsafspraken ketenbrede wijzigingen en releases
• Beheer en ontwikkeling van de GeVS Keten SLA, afspraken inclusief prestatie indicatoren
• Algehele bewaking van alle ICT beheer processen op basis van de GeVS Keten SLA
• Bewaking van de samenhang /werking tussen de beheerprocessen (zoals wijzigingsbeheer en incidentbeheer)

Onder de Domeingroep ICT Beheer zijn een tweetal werkgroepen ingericht:

• Keten Incidenten en Probleem Overleg (KIPO). In deze werkgroep worden (lang)lopende incidenten besproken en waar nodig ‘gepromoveerd’ naar problemen. Deze problemen worden belegd bij een oplosgroep. KIPO bewaakt de voortgang van het probleem.
• Change Advisory Board (CAB)

1.4  Opdrachtgeversberaad (OGB) en Directeur BKWI

De DIB wordt aangestuurd door het Opdrachtgeversberaad (OGB). Het OGB stuurt op samenwerking in de keten van Werk en Inkomen. Het OGB fungeert in het ketenbreed wijzigingsbeheer en releases als opdrachtgever voor de Domeingroep ICT Beheer en escalatiepunt voor geschillen op ICT beheer, die niet in de Domeingroep ICT beheer kunnen worden beslecht.

Daarnaast is het mogelijk dat een beslissing van het OGB resulteert in een set van wijzigingen, die conform deze afspraken moeten worden uitgevoerd. En daarmee ook consequenties heeft voor de wijze waarop het CAB zijn rol uitvoert. Praktische afhandelingen vinden plaats in de domeingroep.

Verantwoording

De directeur van BKWI is gedelegeerd opdrachtgever voor de DIB. Dit staat beschreven in het instellingsbesluit voor de domeingroep.