Specifieke gebruiksrapportages

Wanneer afwijkingen worden geconstateerd in de GSD-rapportage is het zaak hiervoor een specifieke rapportage aan te vragen ter ondersteuning van het interne controleproces.

Deze rapportages bevatten gegevens over de handelingen van geautoriseerde gebruikers, onder andere persoonsgegevens van zowel gebruikers (gebruikersnamen) als geraadpleegde personen (burgerservicenummers). BKWI heeft in lijn met de Wet bescherming persoonsgegevens een zorgvuldig proces ingericht voor het opvragen van specifieke gebruiksrapportages door aangesloten organisaties.

De specifieke rapportages kunnen worden aangevraagd door een hiertoe gemandateerde functionaris, (bijvoorbeeld een Interne Controller of Security Officer) ter ondersteuning van het interne controleproces, of bijvoorbeeld wanneer op basis van een periodieke rapportage of van eigen waarneming een vermoeden bestaat van misbruik of oneigenlijk gebruik van gegevens vanuit Suwinet-Inkijk.

BKWI kan voor iedere tabel uit de generieke gebruiksrapportage een specifieke gebruiksrapportage aanleveren. Een beschrijving van de informatie in een specifieke gebruiksrapportage is, samen met een voorbeeld, terug te vinden in de documenten onderaan deze pagina.

Specifieke gebruiksrapportages mogen alleen worden aangevraagd door een gemandateerde medewerker van de vragende organisatie. Specifieke gebruiksrapportages zijn via de homepage van Suwinet-Inkijk te downloaden middels de knop ‘Opvragen specifieke gebruiksrapportage’ en blijven 30 dagen beschikbaar. Zodra een specifieke rapportage beschikbaar is, krijgt u hier een mail over.

Hiervoor is echter wel een autorisatie nodig en hiervoor dienen de volgende stappen te worden doorlopen:

Stap 1.

Uw lokale Suwinet applicatiebeheerder kan betreffende personen hiervoor via de gebruikersadministratie autoriseren en het toekennen van de vaste beheerrol ‘Opvragen specifieke gebruiksrapportage’ aan het account.

Stap 2.

Nadat het account is aangemaakt dient de organisatie de desbetreffende medewerker te mandateren door dit aan BKWI op officieel zakelijk briefpapier door te geven.

Hiervoor dient u gebruik te maken van de door ons beschikbaar gestelde voorbeeldbrieven, genaamd: ‘Voorbeeldbrief Gemandateerde; aanmelden of wijzigen.

Stap 3.

Na goedkeuring (binnen 5 werkdagen na ontvangst informatie uit punt 2) door BKWI krijgt de gemandateerde gebruiker definitief toegang tot de pagina ‘Opvragen specifieke gebruiksrapportage’.

Aan de slag met Specifieke gebruiksrapportages

Na mandatering kan de gemandateerde persoon een gewenste specifieke gebruiksrapportage aanvragen door gebruik te maken van één van de volgende formulieren:

In deze formulieren kunt u aangeven over welke tabellen uit de generieke gebruikersrapportage u informatie op persoonsniveau wilt ontvangen. Het ingevulde formulier vervolgens mailen naar suwidesk@bkwi.nl.

Als voor uw organisatie geen aanvraagformulier beschikbaar is dan wordt de huidige procedure gehandhaafd. Als norm geldt dat BKWI de rapportage binnen 5 werkdagen verstrekt.

NB: BKWI mag rapportages met op persoon herleidbare informatie slechts verstrekken aan de eigen organisatie; ofwel de organisatie van wie de accounts zijn.