2. Zorgvuldig gebruik

• 2.1.  Raadplegingen op zoeksleutel anders dan burgerservicenummer
• 2.2.  Percentage raadplegingen buiten kantoortijd
• 2.3.  Vijf burgerservicenummers die het meest zijn geraadpleegd
• 2.4.  Hoogste aantal gebruikers dat hetzelfde burgerservicenummer heeft geraadpleegd
• 2.5.  Vijf gebruikers met het hoogste aantal raadplegingen per maand

2.1.  Raadplegingen op zoeksleutel anders dan burgerservicenummer

Uitleg: Onderstaande tabel geeft per maand de raadplegingen weer die niet op basis van burgerservicenummer zijn gedaan. Bij deze raadplegingen is bijvoorbeeld een naam en geboortedatum, een postcode en huisnummer, een kenteken, een perceel of een object als zoeksleutel gebruikt.

U ziet het aantal raadplegingen waarbij de zoeksleutel anders is dan het burgerservicenummer ten opzichte van het totaal aantal raadplegingen in absolute aantallen en in percentage weergegeven. In de grafiek worden de vergelijkende percentages getoond. De pagina's betreffende het Suwi BedrijvenRegister (SBR) en gebruikersadministratie worden hier buiten beschouwing gelaten.

Percentage actieve gebruikers dat andere zoeksleutel dan burgerservicenummer gebruikt.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Voor een raadpleging van klantgegevens is het burgerservicenummer als zoeksleutel de regel. Een raadpleging op een zoeksleutel anders dan het burgerservicenummer is risicovoller en daarom beter om zoveel mogelijk te beperken. Wanneer de cijfers van uw organisatie hoger zijn dan de vergelijkende cijfers, kunt u zich het volgende afvragen:

• Waarom vinden er zoveel raadplegingen op andere zoeksleutels dan het burgerservicenummer plaats?
• Voor welke taken moet iemand echt kunnen zoeken via andere zoeksleutels dan het burgerservicenummer?
• Hoe kunnen we het aantal medewerkers met deze taken beperken?
• Is de gebruikersadministratie ingericht conform onze autorisatiematrix?

Een specifieke rapportage over de gebruikte zoeksleutels anders dan burgerservicenummer in een bepaalde periode kan u uitgebreidere informatie geven over de inhoud van de raadplegingen en door wie de raadplegingen zijn gedaan.

2.2.  Percentage raadplegingen buiten kantoortijd

Uitleg: Het aantal raadplegingen tussen 19:00 uur en 6:00 uur (buiten kantoortijd) en gedurende weekenden ten opzichte van het totaal aantal raadplegingen weergegeven in percentages en absolute aantallen. Feestdagen die op een doordeweekse dag vallen, worden als 'buiten kantoortijd' aangemerkt.

Percentage raadplegingen buiten kantoortijd ten opzichte van alle raadplegingen in die maand.

Mogelijke oorzaken trendafwijking:

Als er veel raadplegingen buiten kantoortijd plaatsvinden, dan kan dat wijzen op misbruik.

Er bestaat een afhankelijkheid met de werktijden die gehanteerd worden, de regels met betrekking tot thuiswerken en of er sprake is van een avondopenstelling van het kantoor.

Wanneer u de raadplegingen niet kunt verklaren, vraag dan een specifieke rapportage aan met daarin een overzicht van:

• Wanneer de raadplegingen zijn gedaan;
• Door wie de raadplegingen zijn gedaan;
• Welke burgerservicenummers zijn geraadpleegd.

Analyseer vervolgens of het raadplegingen van klanten, of andere raadplegingen betreft.

2.3.  Vijf burgerservicenummers die het meest zijn geraadpleegd

Uitleg: De vijf burgerservicenummers die het meest zijn geraadpleegd, en door welk aantal actieve gebruikers. In de laatste kolom staat het aantal keer dat een burgerservicenummer gemiddeld geraadpleegd is binnen uw organisatie tijdens de rapportageperiode.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Als een burgerservicenummer relatief veel wordt geraadpleegd kan dit wijzen op misbruik of oneigenlijk gebruik.

Het relatief veel raadplegen van een burgerservicenummer kan een aantal oorzaken hebben:

• Er zijn veel medewerkers met dezelfde klant bezig;
• Er vindt een onderzoek plaats waardoor het burgerservicenummer vaker moet worden geraadpleegd, omdat er bijvoorbeeld op enig moment gegevens ontbreken of aangevuld zijn waardoor de klant opnieuw geraadpleegd moet worden;
• Er is sprake van onrechtmatige raadplegingen;
• De brongegevens zijn op het moment van raadpleging door een storing niet beschikbaar.

Met deze rapportage is de oorzaak niet te herleiden, het is dan noodzakelijk om een specifieke rapportage op te vragen. De vragen die gesteld kunnen worden zijn:

• Welk burgerservicenummer betreft het?
• Op welke tijdstippen is het burgerservicenummer geraadpleegd?
• Door welke medewerker(s) is het burgerservicenummer geraadpleegd?

De inhoud van de specifieke rapportage levert informatie op of de raadpleging legitiem is, of dat deze duidt op mogelijk misbruik of een onrechtmatigheid.

2.4.  Hoogste aantal gebruikers dat hetzelfde burgerservicenummer heeft geraadpleegd

Uitleg: De vijf burgerservicenummers die door het hoogst aantal verschillende medewerkers zijn geraadpleegd. Het betreft hier het aantal gebruikers dat met hetzelfde burgerservicenummer bezig is geweest. Het gaat hier dus niet om het aantal raadplegingen maar om het aantal verschillende gebruikers dat één burgerservicenummer raadpleegt.

Vijf burgerservicenummers die het meest zijn geraadpleegd per maand.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Als hetzelfde burgerservicenummer wordt geraadpleegd door een veel hoger aantal verschillende gebruikers dan gemiddeld, is het noodzakelijk te onderzoeken wat de reden ervan is. Indien het getal hoger is dan gemiddeld, dan kan dat ook duiden op mogelijk oneigenlijk gebruik of misbruik van Suwinet-Inkijk. Het zou er bijvoorbeeld op kunnen wijzen dat de geraadpleegde persoon helemaal geen klant is maar in de media aandacht heeft gekregen.

Met een specifieke rapportage krijgt u inzicht in welke gebruikers, wanneer, welke burgerservicenummers hebben geraadpleegd. Door de burgerservicenummers uit deze specifieke rapportage te vergelijken met uw eigen klantenbestand en de uitkomsten van deze vergelijking bij twijfels voor te leggen aan de betreffende gebruikers kunt u vaststellen of er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik.

2.5.  Vijf gebruikers met het hoogste aantal raadplegingen per maand

Uitleg: De vijf gebruikers met het hoogste aantal raadplegingen. Het gemiddeld aantal raadplegingen per gebruiker staat erbij als referentie.

Vijf gebruikers met het hoogste aantal raadplegingen per maand.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

In bepaalde situaties is het normaal dat een medewerker veel raadplegingen doet.

Denk hierbij aan:

• Het doen van onderzoeksopdrachten;
• Medewerkers belast met specifieke taak waarvoor Suwinet-Inkijk veelvuldig wordt geraadpleegd;
• Meerdere medewerkers die op één account werken / groepsaccount (ten strengste verboden)

Bij een onevenredig hoog aantal raadplegingen door een gebruiker is het altijd wenselijk om te onderzoeken wat er met het betreffende account wordt gedaan. Een specifieke rapportage is derhalve op zijn plaats. Elke gebruiker dient een eigen, uniek, account te bezitten. Let op: Parttime medewerkers halen het gemiddelde omlaag, dus wordt het verschil met de top 5 groter (aangenomen dat deze fulltime werken).