4. Veilig gebruik

• 4.1.  Verdeling van de raadplegingen over de pagina's
• 4.2.  Whitelist escape
• 4.2a Onderhouden werkvoorraad
• 4.3.  Verzonden Suwinet-Mail
• 4.4.  Ontvangen Suwinet-Mail
• 4.5.  Online specifieke rapportages

4.1.  Verdeling van de raadplegingen over de pagina's

Uitleg: Aantal raadplegingen voor elke pagina.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

In deze tabel staan alle pagina's die geraadpleegd zijn. In de autorisatietabel GSD staat welke rol voor welke taak en medewerker beschikbaar is.

Kijk bij deze tabel vooral naar de maandelijkse verschillen en de trends in het gebruik. Indien er een afwijking van de trend is, dan kan dit verschillende oorzaken hebben:

Specifiek thema onderzocht;

Periodieke controles op het klantenbestand; Een pagina die niet meer beschikbaar was; Een nieuw beschikbare pagina.

Als er een piek zit in de raadplegingen voor de pagina's GSD-Zoek in GBA, GSD Zoek in GBA uitgebreid en GSD Zoek in RDW, kan ook hier gekeken worden of dit proportioneel is ten opzichte van het aantal gebruikers dat die pagina's kan raadplegen. Om inzicht te krijgen in deze proportionaliteit is het van belang een specifieke rapportage over welke gebruiker de bovengenoemde pagina's heeft geraadpleegd op te vragen.

4.2.  Whitelist escape

Uitleg: Wat is een whitelist?

In een whitelist staan alle burgerservicenummers van burgers waar u een dienstverleningsrelatie mee heeft (gehad). Wanneer een gebruiker een burgerservicenummer van een burger opvraagt toetst Suwinet-Inkijk eerst automatisch of dit op de whitelist van uw organisatie voorkomt. Wanneer een Burgerservicenummer niet op de whitelist van uw organisatie worden de bijbehorende gegevens niet getoond. De gebruiker krijgt hierover een melding.

Escape functie

Alleen met een autorisatie voor escape kan een gebruiker toch persoonsgegevens van deze burger opvragen. De gebruiker geeft hiervoor een geldige reden op. Deze geldige reden kunnen zij selecteren uit een keuzelijst (escapelijst). Wij raden u dringend aan om de volgende handreikingen zelf te lezen en aan uw medewerkers uit te reiken:

• Handreiking Whitelist en Escapefunctie Suwinet-Inkijk Handreiking gebruik Escape
• Beiden zijn te vinden op de site van VNG Realisatie onder 'Werk en Inkomen Digitaal'

Het aantal keer dat een escapereden is gebruikt per maand.

Rapportageperiode: De aantallen in bovenstaande tabel zijn gebaseerd op het aantal gekozen escapes per reden. De escapelijst wordt met de burgerservicenummers in de whitelist van een week na de rapportage vergeleken. Wanneer binnen een week nadat een escape is uitgevoerd op een burgerservicenummer, dat burgerservicenummer is toegevoegd aan de whitelist, wordt dit niet meer gekenmerkt als een escape. Hiervoor is gekozen om te voorkomen dat alle aanvragen van nieuwe klanten als escape worden gezien.

Gebruikte datums

Mogelijke oorzaken trendafwijking

U ziet hoe vaak de escapefunctie is gebruikt om personen buiten de whitelist te kunnen raadplegen. In principe zou de reden ‘anders’ niet nodig moeten zijn. Wanneer deze veel wordt gebruikt, kunt u zich afvragen of de medewerkers de redenen op een juiste manier interpreteren. Bespreek dit met uw medewerkers.

Lopen uw escapes onevenredig ver op? Mogelijke oorzaken: niet actuele whitelist of een oneigenlijk gebruik van Suwinet.

• Nieuwe klant of aanvraag: wanneer er sprake is van een aanvraag van een nieuwe klant of partner die nog niet is geregistreerd (levensonderhoud, bijzondere bijstand, re-integratie etc);
• Vaststellen onderhoudsbijdrage: voor verhaalmedewerkers, bij het vaststellen van de onderhoudsbijdrage bij nieuwe onderhoudsplichtigen;
• Inkomsten van 16 en 17 jarigen: inkomsten van een inwonend kind van 16 of 17 jaar moeten in sommige gevallen met de bijstandsuitkering van de ouders worden verrekend. De hoogte van die inkomsten moet worden achterhaald.
• Bijzonder onderzoek: bij nader onderzoek naar fraude of een sterk vermoeden daarvan;
• Anders: aan te raden is deze optie zo min mogelijk te gebruiken! Tijdens de proefimplementatie is gebleken dat deze reden soms wordt gebruikt bij bijvoorbeeld signaalafhandeling of belastingsignalen die betrekking hebben op burgerservicenummers waarvan de uitkering is beëindigd en die niet meer op de whitelist staan. Medewerkers kunnen hiervoor ook de reden ‘Bijzonder onderzoek’ gebruiken. Een gemeente kan ook besluiten de whitelist te verruimen door de burgerservicenummers enkele maanden langer op de whitelist te houden.

4.2a Onderhouden werkvoorraad

Uitleg: Acties werkvoorraad

Burgerservicenummers kunnen op 2 manieren toegevoegd worden aan de whitelist.

• handmatig toevoegen van een burgerservicenummer;
• Uploaden van een bestand met burgerservicenummers;

De gegevens van onderstaande tabel hebben betrekking op de gehele maand

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Wanneer hier een dalende trend zichtbaar is kan dit er toe leiden dat gebruikers vaker de escapefunctie dienen te gebruiken.

4.3.  Verzonden Suwinet-Mail

Uitleg: E-mails verzonden via Suwinet-Mail.

Met Suwinet-Mail kunnen partijen die gebruik maken van Suwinet, vertrouwelijke informatie sturen via een besloten netwerk.

Hiermee worden de risico's die zijn verbonden aan het mailen van klantgegevens aanzienlijk verkleind.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Een dalende trend is bij deze tabel van belang en is reden voor extra aandacht. Dat kan duiden op een dalend bewustzijn bij uw medewerkers dat persoonsgegevens niet zomaar via e-mail verstuurd mogen worden. De actie hierop kan zijn dat de medewerkers opnieuw ge-instrueerd worden over het versturen van e-mail via het beveiligde netwerk.

4.4.  Ontvangen Suwinet-Mail

Uitleg: E-mails ontvangen via Suwinet-Mail.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

De trend in deze tabel is belangrijk, bij afwijkingen kan gezocht worden naar de oorzaak van de afwijking. Let op: Het gaat om ontvangen e-mail, als organisatie heeft u hier weinig invloed op. Omdat het aantal domeinen toeneemt zal ook het mailverkeer via het beveiligde netwerk toenemen.

4.5.  Online specifieke rapportages

Uitleg: Online aangevraagde specieke rapportages

In Suwinet-Inkijk is een online rapportage functionaliteit beschikbaar. Hiermee kunnen zonder tussenkomst van de Suwidesk specifieke rapportages worden opgevraagd.

Hieronder is per maand het aantal specifieke rapportages zichtbaar dat is gedownload.

Mogelijke oorzaken trendafwijking

Met een specifieke rapportage kan de gemandateerde de gespecificeerde onderdelen van deze generieke rapportage opvragen. Wanneer in een maand weinig of geen specifieke rapportages zijn opgevraagd kunt u zich afvragen of dit komt doordat er in die maand geen aanleiding voor is geweest of dat het mogelijk verstandig is deze alsnog op te vragen.