3. Beheren van gebruikers, rollen en mappen

3.1.  Een nieuw gebruikersaccount aanmaken

Een nieuw gebruikersaccount kunt u aanmaken door op de pagina ‘Gebruikersadministratie – Navigatie’ op de knop ‘Nieuwe gebruiker’ te klikken. Het nieuwe account wordt aangemaakt in de map of submap waar u zich op dat moment bevindt.

LET OP: Een account kunt u later niet meer naar een andere map of submap verplaatsen. Bedenk dus goed of dit de juiste plek voor het account is.

Na het klikken op de knop ‘Nieuwe gebruiker’ bevindt u zich op de pagina waar u de gegevens van de nieuwe gebruiker moet invoeren.

De velden die aangegeven staan met (*) zijn verplicht om in te vullen.

Wanneer u alle verplichte gegevens heeft ingevuld kunt u ervoor kiezen om:

  • zelf een wachtwoord aan te maken of
  • om Suwinet-Inkijk een wachtwoord te laten generen voor dit nieuwe account

deel van het scherm nieuwe gebruiker

Afbeelding 7. Deel van het scherm 'Nieuwe gebruiker'

Hieronder leest u wat elk veld inhoud en wat er ingevuld moet worden.

Veld

Beschrijving

Verplicht

Map

De map of submap waarin het gebruikersaccount wordt aangemaakt (zie 3.4)

 

Naam (*)

Voornaam, tussenvoegsels (voluit) en achternaam. Bijvoorbeeld: Victor van der Velden.

LET OP: Dit kan later niet meer worden gewijzigd.

Loginnaam (*)

Gebruikersnaam, deze dient uniek te zijn binnen uw map/submap. Bij gemeenten dient de gemeentecode voor de naam te staan.

De loginnaam moet minimaal 5 en mag maximaal 24 tekens lang zijn en mag uitsluitend de volgende tekens bevatten: a..z, A..Z, 0..9, punt, minteken, en underscore.

LET OP: Dit kan later niet meer worden gewijzigd.

Voornaam (*)

Voornaam

Initialen

Voorletters

 

Achternaam (*)

Achternaam en eventuele tussenvoegsels

Bijvoorbeeld: Velden, Van der of Van der Velden

Telefoonnummer

Telefoonnummer

 

Faxnummer

Faxnummer

 

E-mail

E-mailadres

Alleen verplicht bij een account voor een gebruikersbeheerder

Werknemersnummer

Werknemersnummer

 

Kans op zorgvuldig gebruik

Is uitgegrijsd en niet bewerkbaar

 

Beheerder voor

Is alleen beschikbaar voor de Suwidesk van BKWI

 

Rollen

De mogelijke rol(len) voor de medewerker (zie 3.3.2)

omdat een gebruiker tenminste één rol moet hebben

Automatisch blokkeren op

Datum invullen tot welke datum het tijdelijke dienstverband loopt

 

Nieuw wachtwoord

Hier vult u een wachtwoord in, die de gebruiker moet wijzigen wanneer de eerste keer wordt ingelogd op Suwinet- Inkijk. Het hoeft in dit geval, niet 8 karakters lang te zijn. Het veld mag ook leeg blijven, maar dan wordt er automatisch één aangemaakt.

 

Bevestig nieuw wachtwoord

Als u in het veld Nieuw wachtwoord een wachtwoord hebt opgegeven, moet dit nieuwe wachtwoord hier ter bevestiging opnieuw worden ingevuld.

 

Wanneer u alle verplichte gegevens heeft ingevuld, heeft u voor het wachtwoord twee keuzes:

1. Als u zelf een wachtwoord in de velden ‘Nieuw wachtwoord’ en ‘Bevestig nieuw wachtwoord’ invult en klikt op ‘Opslaan’, dan wordt het nieuwe account aangemaakt. U krijgt in het scherm geen

wachtwoord zelf instellen

Afbeelding 8. Wachtwoord zelf instellen 

2. Als u geen wachtwoord invult, dan zal automatisch een wachtwoord worden aangemaakt voor deze nieuwe account. Het door Suwinet-Inkijk gegenereerde wachtwoord wordt nu bovenin het scherm in oranje als volgt getoond:

automatisch wachtwoord

Afbeelding 9. Automatisch wachtwoord

3.2. Gebruikersbeheerder aanmaken/toevoegen

De eerste gebruikersbeheerder van uw organisatie wordt op verzoek van uw organisatie door de Suwidesk aangemaakt. Op een vergelijkbare manier als bij het aanmaken van een nieuw gebruikersaccount maakt u een account voor een extra gebruikersbeheerder aan.

De verschillen zijn:

  • De gebruikersbeheerder krijgt enkel de rol ‘Gebruikersbeheerder (Vaste beheerrollen)’ toebedeeld
  • De loginnaam van de gebruikersbeheerder moet met de tekst adm_ beginnen;
  • het E-mail adresveld is een verplicht veld
  • Voor het aanmelden van een applicatiebeheerder/gebruikersbeheerder dient u de juiste contactgegevens door te geven aan BKWI via de voorbeeldbrief voor applicatiebeheerders (https://bkwi.nl/nieuws/wijzigen-en-aanmelden- contactpersonen-suwinet-inkijk)
  • de Suwidesk autoriseert het nieuwe gebruikersbeheerderaccount voor de mappen/submappen die hij/zij gaat

NB: De beheerrol ‘Beheer: ww & blokkeren’ is alleen beschikbaar voor UWV, GSD en SVB. Met deze rol heeft de gebruikersbeheerder het recht om wachtwoorden te resetten of een account te blokkeren.

Voorbeeld loginnaam gebruikersbeheerder:

  • Voor gemeentelijke organisaties en gemeentelijke belastingdeurwaarders geldt: “adm_[gemeentenummer]_[inlognaam]”, dus “adm_0232_kees”. Gewone gemeentelijke gebruikers van Suwinet- Inkijk krijgen de toevoeging ‘adm_’
  • Voor alle overige organisaties:adm_piet

Het is niet verstandig om de rol voor gebruikersbeheerder te koppelen aan een gewoon gebruikersaccount. U kunt beter een apart gebruikersaccount inrichten waaraan u de benodigde rollen kunt koppelen.

3.3. Gebruikersgegevens wijzigingen

Door op de naam van de gebruiker te klikken komt u op de pagina waarin u de gegevens van de gebruiker kunt wijzigen.

3.3.1 Persoonlijke gegevens

U kunt alle velden wijzigen met uitzondering van de velden ‘Naam’ en ‘Loginnaam’.

3.3.2 Rollen toekennen

De rollen zijn onderverdeeld in vier categorieën:

  1. Eigen rollen: Rollen die de organisatie zelf aanmaakt en U kiest zelf de naam van de nieuwe rol. Hier kunnen meerdere pagina’s in voorkomen.
  2. Vaste rollen voor één pagina: Rollen die automatisch aangemaakt worden voor iedere pagina die nieuw opgeleverd wordt en BKWI verzorgt dit. BKWI beheert deze rol en geeft toegang tot één
  3. Vaste beheerrollen: Rollen die BKWI aanmaakt en beheert. Het gaat om rollen die gebruikt worden voor vaststaande taken. BKWI stelt deze rollen beschikbaar aan de
  4. Vaste rollen buiten Suwinet-Inkijk: Het gaat hier om 2 systemen die geen deel uitmaken van Suwinet-Inkijk, zijnde het Inburgeringsportal en de WIS-/Professional module (EROW). Deze rollen beheert en maakt BKWI aan. U kunt de rollen van de gebruiker aanpassen door een vakje aan of uit te vinken. Tenminste één rol moet altijd aangevinkt

Afbeelding 10. Overzicht categorieën

eigen rollen 

vaste beheerrollen

vaste gebruikersrollen

vaste rollen buiten Suwinet-Inkijk

  • Opmerking 1

Rollen zijn alleen zichtbaar in de map waarin ze zijn aangemaakt. Op deze manier kunnen deze rollen alleen toegekend worden aan gebruikers die zich bevinden in deze map.

  • Opmerking 2

LET OP: Het kan voorkomen dat bij een nieuwe release van Suwinet-Inkijk pagina's verwijderd of aangepast worden en dat voor deze pagina’s een nieuwe rol moet worden aangemaakt.

BKWI maakt een nieuwe rol aan. De oude rol blijft aanwezig in het systeem, echter zonder rechten. De oude rol is in dit geval een ongeldige rol. Door op Opslaan te klikken verdwijnt deze ongeldige rol. BKWI doet dit voor de vaste rollen en de gebruikersbeheerder kan dit doen voor Eigen rollen.

3.3.3 Wachtwoord wijzigingen of resetten

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm het wachtwoord bewerken.

wachtwoord wijzigen

Afbeelding 11. Wachtwoord wijzigen

Het wachtwoord kan op twee manieren worden gewijzigd:

  1. U kunt zelf een nieuw wachtwoord direct invullen in de velden ‘Nieuw wachtwoord’ en ‘Bevestig nieuw wachtwoord’. Vervolgens klikt u op Opslaan.
  2. Door op de knop ‘Reset Wachtwoord en activeer account’ te klikken wordt een tijdelijk wachtwoord gegenereerd. Dit tijdelijke wachtwoord wordt bovenin dezelfde pagina in het oranje weergegeven (zie afbeelding 8).

Dit tijdelijke wachtwoord is 14 dagen geldig, wanneer de gebruiker niet binnen deze gestelde periode inlogt wordt het account geblokkeerd en dient u het wachtwoord wederom te resetten.

Opmerking:

In beide gevallen wordt de gebruiker bij de eerstvolgende inlog poging gevraagd het tijdelijke wachtwoord te wijzigen. Het wachtwoord moet dan voldoen aan de eisen vermeld in hoofdstuk 2.1.

3.3.4 Gebruikersaccount blokkeren en activeren

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm het account bewerken. Blokkeren kunt u door te klikken op de button ‘Blokkeer account’.

blokkeer actief account

Afbeelding 12. Blokkeer actief account

Activeren kunt u met twee knoppen:

  • Activeer account: Heeft u een account zelf geblokkeerd dan verschijnt deze knop. U kunt het geblokkeerde account met deze knop weer activeren. Het wachtwoord blijft Wanneer de account geactiveerd is, verandert de knop ‘Activeer account’ in ‘Blokkeer account’.

activeer geblokkeerd account

Afbeelding 13. Activeer geblokkeerd account

  •  Reset wachtwoord en activeer account: Hiermee kunt u een ‘automatisch’ geblokkeerd account activeren en tegelijk een nieuw tijdelijk wachtwoord

Het gebruikersaccount wordt ‘automatisch’ geblokkeerd wanneer:

  • 5x een verkeerd wachtwoord of gebruikersnaam wordt
  • 45 dagen lang niet ingelogd wordt op Suwinet-Inkijk
  • De gebruiker niet binnen de gestelde periode van 14 dagen zijn geresette wachtwoord heeft

Einddatum account

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm het account bewerken. Hier kunt u een einddatum aan een gebruikersaccount toevoegen. Dit kunt u doen onder het kopje Status. Een automatische einddatum is handig voor medewerkers met een tijdelijk contract. Het account wordt automatisch geblokkeerd per de ingevoerde datum.

automatisch blokkeren van een account

Afbeelding 14. Automatisch blokkeren van een account

3.3.5 Beheren van gebruikers met rol ‘Beheer: ww & blokkeren

Voor UWV, SVB en GSD is een rol beschikbaar onder de naam ‘Beheer: ww & blokkeren’. Dit is te vinden op de Homepage van Suwinet-Inkijk onder het kopje Overig.

rol beheer: ww en blokkeren

Afbeelding 15. Rol beheer: ww & blokkeren

Deze gebruikersbeheerdersrol is beperkt tot het blokkeren, deblokkeren en resetten van wachtwoorden van gebruikers die tot de map (organisatie) of submap (organisatieonderdeel) behoren.

  • Verschillen in de navigatie

Omdat de rol ‘Beheer: ww & blokkeren’ minder rechten heeft, zijn alleen de knoppen ‘Herstel’, ‘Opslaan’, ‘Reset wachtwoord en activeer account’ en ‘Blokkeer account’ of ‘Activeer account’ beschikbaar.

  • Wachtwoord wijzigingen of resetten

Zie de beschrijving onder paragraaf 3.3.3 (Wachtwoord wijzigingen of resetten).

  • Gebruikersaccount blokkeren en deblokkeren

Zie de beschrijving onder paragraaf 3.3.4 (Gebruikersaccount blokkeren en deblokkeren).

3.4. Gebruikersgegevens verwijderen

Als u op de naam van de gebruiker klikt kunt u onderin het scherm het account bewerken. Om een gebruikersaccount te verwijderen klikt u op de knop ‘Verwijder’ onderaan de pagina. Na het klikken op de ‘Verwijder’ knop, verschijnt de vraag ‘Wilt u betreffende item(s) verwijderen?’ Door op de knop ‘OK’ te klikken bevestigt u het verwijderen van het account.

De pagina ‘Gebruiker verwijderd’ wordt nu weergegeven.

verwijderen account

Afbeelding 16. Verwijderen account

 Via ‘Navigatie’ links op deze pagina kunt u weer terug naar de map die wordt aangegeven.

navigatie

Afbeelding 17. Navigatie

3.5. Rollen aanmaken

Een rol maakt u aan door naar de gewenste map te navigeren en op ‘Details map’ te klikken. Hier kunt u bij ‘Rollen’ onder ‘Naam’ het lege invulveld de naam van de nieuwe rol invullen. Vervolgens klikt u onderin het scherm op ‘Opslaan’. U krijgt de melding ‘Wijziging is opgeslagen’ en de nieuwe rol staat in de lijst opgenomen. U kunt alleen rollen aanmaken in de categorie Eigen rollen.

details map eigen rollen

Afbeelding 18. Details map, Eigen Rollen

Met slechts het aanmaken van een rol bent u er nog niet. Met de aangemaakte rol wilt u dat de gebruiker een bepaalde pagina in Suwinet-Inkijk kan raadplegen. Aan een rol kunt u meerdere resources (pagina’s) koppelen, waardoor de gebruiker inzage heeft in één of meerdere pagina’s in Suwinet-Inkijk.

Om dit te bewerkstelligen koppelt u de zogenaamde resource(s) aan de rol. Een resource geeft toegang tot een pagina in Suwinet- Inkijk.

Het koppelen van een resource aan een rol gaat als volgt.

  • De zojuist aangemaakte autorisatie of functieprofiel heeft een Id-nummer gekregen dat begint met een R (zie afbeelding 18).
  • Klik op dit Id

resources toekennen aan een rol

Afbeelding 19. Resources toekennen aan een rol 

  • In de tabel die geopend wordt kunt u de gewenste resource(s) toevoegen door in de kolom toegang deze resource(s) aan te vinken (zie afbeelding 19).
  • Klik op Als dit gelukt is verschijnt de melding ‘Wijziging is opgeslagen’.

Nu kunt u de zojuist aangemaakte rol uitdelen aan de Suwinet-Inkijk gebruikers.

3.6. Rollen verwijderen

Als de Eigen rol niet aan een gebruiker is gekoppeld, dan kan deze worden verwijderd. Achter de Eigen rol staat dan in de kolom ‘Verwijder’ de mogelijkheid (kruis) om deze rol te verwijderen. Door dit kruis aan te klikken en vervolgens op ‘Opslaan’ te klikken wordt de Eigen rol verwijderd.

Indien een Eigen rol nog gekoppeld is aan een gebruiker kunt u de rol niet verwijderen. Een ‘Vaste’ rol kan alleen door BKWI worden verwijderd.

3.7. Mappen aanmaken

U kunt Dochter map (submap) aanmaken onder de map waarvoor u geautoriseerd bent. Hiermee kunt u de organisatie onderverdelen in ‘afdelingen’, waardoor het beheer overzichtelijker wordt.

submap aanmaken

Afbeelding 20. Submap aanmaken

  • Klik op de button ‘Details map’.
  • In de tabel Dochter mappen die u onderaan de pagina vindt maakt u een map aan door een naam in het invulveld te Klik vervolgens op ‘Opslaan’.

De zojuist aangemaakte map vindt u terug achter het component Submap in de navigatiepagina van de Gebruikersadministratie. (Zie afbeelding 3 bij paragraaf 2.2)

3.8. Mappen verwijderen

Een door u aangemaakte map kan alleen verwijderd worden door de Suwidesk. In deze map mogen dan geen gebruikers meer in staan.

Stuur een mail naar suwidesk@bkwi.nl om een map te laten verwijderen en vermeldt welke map dat exact is.

3.9. Export gebruikers

Gebruikersbeheerders hebben de mogelijkheid om vanuit de gebruikersadministratie een export te maken van de gebruikers. De export wordt geleverd in een .csv bestand.

De optie is toegevoegd aan het bestaande menu (zie blauwe pijl). De elementen die in de export zitten zijn gelijk aan de kolommen, dus: [Afdeling] [Naam] [Achternaam] [Voornaam] [Loginnaam] [Rollen] [Status] [Laatste login]

export