4. Bedrijfsvoering en financiën

BKWI wordt gefinancierd uit publieke middelen. We ontvangen van het Ministerie van SZW een bijdrage voor de uitvoering van onze wettelijke taken. Vanaf 2022 bevat deze bijdrage ook vaste financiering voor de ontwikkelcapaciteit van BKWI.

Hiermee zijn we minder afhankelijk van incidentele projectfinanciering, waardoor we minder met tijdelijke contracten hoeven werken, meer interne kennis op kunnen bouwen en effectiever en efficiënter onze ontwikkeltaken kunnen uitvoeren.

4.1 Doelmatigheid

De middelen die we ontvangen voor de uitvoering van de werkzaamheden willen we uiteraard zorgvuldig en verantwoord besteden. We letten er scherp op dat onze inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van onze doelen en dat de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. Jaarlijks verantwoorden wij ons over prestaties en kosten.

Dit doen we in ons halfjaar- en jaarverslag en via maandelijkse overleggen met zowel UWV, als het ministerie van SZW. In hoofdstuk 2 heeft u kunnen lezen welke activiteiten wij in 2022 verwachten uit te voeren, zowel ten aanzien van onze wettelijke taak als vanuit het portfolio.

4.2 Rechtmatigheid

Alle handelingen die BKWI verricht moeten rechtmatig zijn, in overeenstemming met de geldende regels en besluiten. In 2020 was het rechtmatigheidspercentage van BKWI boven de 99%. Dat is niet vanzelfsprekend, we blijven de waarschuwing afgeven dat het voor een kleine, ICT gedreven, organisatie als BKWI niet altijd eenvoudig is de norm te realiseren.

We hebben te maken met opdrachten vanuit SZW die in korte tijd en onder hoge druk gerealiseerd moeten worden. Bovendien hebben we te maken met een krappe markt voor ICT-deskundigheid. Dit kan de rechtmatigheid onder druk zetten.

4.3 Risicomanagement en kwaliteitsbewaking

In 2022 zal BKWI investeren in het organiseren van en het bewust(er) omgaan met onzekerheden en de aantoonbare beheersing ervan. Dit doen we niet door meer papieren controles in te bouwen. Bij BKWI wordt al goed nagedacht over risico’s. Zo bespreken we ieder kwartaal met een groot deel van de organisatie de planning voor het komende kwartaal, met bijbehorende afhankelijkheden en risico’s.

De risico’s komen daarbij al goed op tafel. Deze aanpak zullen we uitbreiden. We zien ook dat risico’s soms weer uit het oog verdwijnen. Door betere documentatie, bijvoorbeeld in u-toetsen en projectdocumenten, en het vaker bespreken ervan gaan we risico’s beter beheersen.

Kwaliteitsmanagement

BKWI houdt zijn Kwaliteit Management Systeem (KMS) actueel door nieuwe processen uit te werken en de bestaande processen continu bij te stellen op basis van veranderde werkzaamheden en interne audits. Activiteiten gericht op het verbeteren van de kwaliteit nemen we op in onze kwaliteitskalender, die jaarlijks door het MT BKWI wordt vastgesteld en waarvan de voortgang elk kwartaal wordt besproken.

Het kwaliteitsmanagement is in 2022 voor BKWI, meer dan in andere jaren, cruciaal. Aangezien we de organisatie veranderen zullen we ook investeren op de processen.

We geloven er niet in dat we met alleen een verandering in de indeling van de organisatie beter gaan functioneren. Ook de bijbehorende processen richten we opnieuw in of we optimaliseren ze. Met name ons voornaamste proces, het voortbrengingsproces, zal in 2022 opnieuw ingericht worden.

Gegeven de omvang van deze activiteiten zullen we in 2022 (tijdelijk) capaciteit toevoegen aan ons kwaliteitsteam.

4.4 Capaciteit

De bemensing van BKWI is in 2021 verder toegenomen met de inrichting van het vierde ontwikkelteam. Hiermee begint BKWI 2022 met een grotere bezetting dan in voorgaande jaren.

Doordat BKWI vanaf 2022 meer vast wordt gefinancierd, in plaats van onzekere projectfinanciering, is er een verschuiving van inhuur naar vast/tijdelijk. In onderstaande tabel een overzicht van het aantal fte dat is begroot voor 2022:

Personeel

Begroting 2022

Prognose 2021

Begroting 2022

Realisatie 2020

FTE met vast / tijdelijk / flex

96,2

93,2

95,4

93,6

Het aantal fte’s dat is begroot voor 2022 ligt in de lijn van het begrote aantal voor 2021. Het aantal fte’s dat is vermeld bij de realisatie 2020 betreft de stand ultimo 2020. Het gemiddelde aantal fte’s gedurende 2020 bedroeg 85,7 fte.

We merken hierbij wel op dat het erg lastig is om in de huidige markt vacatures te vervullen. In 2022 verwachten we hierin geen substantiële verandering. Dit zal invloed hebben op onze daadwerkelijke bemensing in 2022.

4.5 Begroting

4.5.1     Reguliere begroting

BKWI ontvangt van het Ministerie van SZW jaarlijks de rijksbijdrage voor de uitvoering van zijn wettelijke taak. Wat we voor deze wettelijke taak als activiteiten uitvoeren is op hoofdlijnen beschreven in hoofdstuk 2, waarbij elementen zoals beschreven in hoofdstuk 2 worden meegenomen.

 

Kader BKWI (x € 1.000)

Begroting

2022

Begroting

2021

Regulier kader basis

14.533

10.260

l/p compensatie 2021

295

PM

l/p compensatie 2022

PM

Governance en Beheer BVV

1.273

Ontwikkelteams BKWI

3.000

Totaal kader 2021-2022

14.828

14.533

In het bedrag van € 3.000K voor ontwikkelteams in de begroting 2021 is een bijdrage van € 1.000K vanuit de ketenpartners begrepen. De rijksbijdrage voor reguliere taken bedraagt met ingang van 2022 € 14.828K. De stijging van dit kader ten opzichte van de begroting 2021 vloeit voort uit de vaste financiering van de ontwikkelteams, de bijdrage voor de governance en beheer BVV en toekenning van de loon- en prijscompensatie in 2021. In de vastgestelde begrotingscijfers van 2021 staat de loonprijscompensatie als p.m. vermeld. We hebben voor het jaar 2021 een compensatie van € 263K toegekend gekregen.

De totale begrote opbrengst vanuit de rijksbijdrage komt daarmee op afgerond € 14,8 mln. en wordt als volgt ingezet:

 

 

Uitvoeringskosten (x € 1.000)

Begroting

2022

Begroting

2021

Realisatie

2020

Personeel

10.965

10.965

9.624

Huisvesting

532

532

548

Automatisering

2.950

2.655

3.072

Kantoor

206

206

164

Vervoer

25

25

20

Overig

150

150

140

Bruto kosten

14.828

14.533

13.569

Opbrengst

14.828

14.533

14.055

Totaal resultaat

-

-

486

 

Toelichting op de uitvoeringskosten: bij de begroting over 2022 zijn de aannames van 2021 gehanteerd. Voor de post automatisering is bij de begroting rekening gehouden met de realisatie in 2020. Bij onze interne begrotingsverdeling kunnen hier nog verschuivingen in ontstaan op basis van nieuwe inzichten.

4.5.2     Portfoliofinanciering

Vanaf 2022 ontvangen we van het Ministerie van SZW structurele financiering voor de ontwikkelteams. Het gesprek over inzet ten behoeve van portfolio-opdrachten richt zich daarom grotendeels op het afstemmen van de benodigde en de beschikbare capaciteit.

Daarnaast ontvangt BKWI aanvullende middelen voor met de opdrachten samenhangende automatiseringskosten en voor de inzet van overige expertise, zoals projectmanagement en communicatie.

4.5.3     Vervangingsinvesteringen

BKWI maakt gebruik van een bestemmingsfonds vervangingsinvesteringen. In 2021 zal dit bestemmingsfonds volledig worden uitgenut, evenals onze egalisatiereserve, om de migratie naar de nieuwe datacenterleverancier te financieren.

BKWI is vanuit het oogpunt van rechtmatigheid aangesloten op het UWV-contract voor datacenterdienstverlening en is met UWV in gesprek over in hoeverre zij financieel bij kunnen dragen aan de kosten van de migratie.

Dit zodat BKWI een goede financiële startpositie heeft voor de komende jaren om noodzakelijke vervangingen te realiseren, investeringen te doen en tegenvallers op te vangen, zonder dat hiervoor meteen een beroep gedaan hoeft te worden op aanvullende ondersteuning van het Ministerie van SZW.

Wanneer er meer duidelijkheid is over de financiële startpositie van BKWI voor 2022 zullen we met het Ministerie van SZW in gesprek gaan over een structurele oplossing voor de financiering van vervangingen.