3. Toekomstbestendige organisatie

3.1 Strategische doelen 2022

In 2020 hebben we een nieuwe missie, visie en strategie voor de komende jaren vastgesteld. De strategie bestaat uit richtlijnen waaraan de activiteiten moeten voldoen die BKWI opneemt en prioriteert in het veranderportfolio:

  1. We leveren gegevens op maat
  2. We hergebruiken oplossingen b.v. publieke taken (en dragen bij aan ketenimplementaties)
  3. We combineren ontwikkelen, beheren en regiseren
  4. We gaan allianties aan
  5. We leveren betrouwbaar en veilig
  6. We innoveren

Naast nieuwe en veranderde wet- en regelgeving blijven we in 2022 werken aan het verbeteren van onze belangrijkste producten. Zo zullen we een belangrijke stap zetten in de realisatie van Suwinet Upgrade en de uitfaseringen van Suwinet Classic. Voor Suwinet Inlezen onderzoeken we de mogelijkheid om, net als dat we bij de vereenvoudiging van de beslagvrije voet (vBVV) gedaan hebben, meer koppelingen op een meer moderne manier te laten plaatsvinden, namelijk via een API.

Op deze manier innoveren we en kunnen we gegevens meer op maat aan onze afnemers leveren. Daarnaast zetten we in op het realiseren van verbeteringen waarmee we onze ontwikkel- en beheertaken vereenvoudigen. Hiermee kunnen we naar de toekomst toe meer realiseren met dezelfde inzet.

3.2 Organisatie inrichting BKWI

In 2020 constateerden we dat de organisatie-inrichting van BKWI aangepast moet worden. Door de groei is de span of control binnen de BKWI-afdelingen te groot voor één manager. Ook zien we verbetermogelijkheden in de samenwerking op ons voortbrengingsproces. We zijn op zoek gegaan naar alternatieven, echter door de corona-pandemie is dit on hold gezet.

Onze focus hadden we volop nodig op de realisatie van de BVV. De onzekerheden die er door het thuiswerken waren wilden we niet vergroten met een herinrichting van de organisatie. De noodzaak is nog steeds aanwezig en daarom hebben we dit recentelijk weer opgepakt.

Het streven is om per 1 januari 2022 in ieder geval de span of control van de afdelingen beter beheersbaar te maken. Op welke manier we dit gaan doen zullen we in het tweede half jaar van 2021 verder uitwerken en bespreken met de OR van BKWI, RvB UWV en delen met onze gesprekspartners van het Ministerie van SZW.

3.3 Goed werknemer- en werkgeverschap

De verwachting is dat we in 2022 weer grotendeels zonder de COVID-19 beperkingen, collega’s op kantoor kunnen ontvangen. Wat echter wel veranderd is, is de manier hoe we omgaan met het ‘werken op kantoor’. Door de COVID-19 crisis hebben we geleerd dat thuiswerken ook goed mogelijk is en dat meer en meer zaken digitaal kunnen worden afgestemd.

Tegelijk zien we een grote behoefte om elkaar op kantoor te ontmoeten en samen te werken. We weten nog niet precies hoe onze manier van werken er de komende jaren uit zal zien. We weten wel dat die anders zal zijn dan we voorheen gewend waren. We zijn hierover in goed gesprek met onze medewerkers en onze OR. We willen niet te veel ‘van bovenaf’ invullen.

Binnen een aantal kaders kunnen teams zelf invulling geven aan de voor hen meest optimale manier van werken. Onze kantoorinrichting en ondersteunende tooling stemmen we hierop af. Door veranderingen in kleine stapjes te realiseren, houden we ruimte om in te spelen op ontwikkelingen in de wensen van onze medewerkers.

Vakmanschap

Ons personeel is van groot belang voor de realisatie en kwaliteit van onze producten, dus zij verdienen alle zorg en aandacht. In de afgelopen jaren is het vakmanschap op het terrein van agile werken sterk ontwikkeld. Zo volgt iedere medewerker trainingen gericht op agile werken (SAFE) en houdt een aantal collega’s, verenigd in het Agile Verbeter Team (AVT), ons scherp op verbeteringen die we kunnen realiseren.

Maar hiermee zijn we er niet. Er zijn, mede door het vaststellen van doelen voor de komende jaren, nog meer vlakken waarop we het vakmanschap van medewerkers verder willen ontwikkelen. We zijn in 2021 met een groot deel van de organisatie gestart met trainingen gebaseerd op de Insights Discovery methode. Door inzicht te hebben in eigen en elkaars natuurlijke voorkeurstijlen voor communicatie en samenwerking vergroten we ons vakmanschap en werkplezier.

Met de uitwerking van de missie/visie in de afdelingsjaarplannen zal meer concreet worden op welke onderwerpen we het vakmanschap verder ontwikkelen in 2022. De nadruk zal liggen op het bekwamen van medewerkers in de rol van regisseur, verdere ontwikkeling als ontwikkelorganisatie, het verder bekwamen in nieuwe technologieën en ondersteunende onderwerpen als risicomanagement binnen de organisatie.

Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)

BKWI is een organisatie die een positieve impact wil hebben op mens, milieu en maatschappij. Dit doen we door invulling te geven aan ons MVO-beleid. We streven ernaar een organisatie te zijn met een divers personeelsbestand, waar iedereen zich welkom voelt en waar we bijzondere aandacht hebben voor milieu en klimaat. We richten ons hierbij op drie pijlers, te weten mens, milieu en maatschappij.

Mens

Goede medewerkers binnen de ICT-sector zijn uiterst schaars. Ook voor de functies die gerelateerd zijn aan onze ontwikkel- en beheeractiviteiten is het lastig om goede nieuwe collega’s te vinden. Het is daarom van groot belang om niet alleen aantrekkelijk te zijn als werkgever voor nieuw personeel maar ook om de huidige collega’s te blijven boeien en binden.

We zetten ons optimaal in om de tevredenheid, gezondheid, betrokkenheid, innovatief vermogen en de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers te vergroten. Hiervoor hebben we diverse middelen zoals al eerder in deze paragraaf te lezen was en daarnaast hebben we een organisatie met korte lijnen, zodat het management makkelijk benaderbaar is indien men zaken bespreekbaar wil maken.

Doordat we ervan uitgaan dat we volgend jaar weer meer op kantoor zijn kunnen we ook weer gericht acties ondernemen om collega’s betrokken te houden bij hetgeen binnen BKWI plaatsvindt. Daarnaast zijn we in 2020 en 2021 flink gegroeid en gebruiken we 2021 en 2022 om mensen ook echt met elkaar te laten kennismaken in plaats van de digitale kennismaking.

We willen een organisatie zijn met een divers personeelsbestand en zijn hard bezig om dit te realiseren. Mensen die we aannemen zijn van diverse achtergrond en voelen zich ook welkom binnen de organisatie. Voor 2022 streven we naar aanname van onder meer jong IT-professionals en trainees om verjonging in de organisatie te brengen.

Hiervoor verkennen wij de mogelijkheid om aan te sluiten bij het traineeprogramma van UWV. Ook bezien we of we meer mensen vanuit de banenafspraak kunnen aannemen. Tot slot is één van de pijlers van 2022 hoe we medewerkers kunnen boeien en binden aan BKWI. Hoe we dit vorm geven moet nog worden uitgewerkt.

Milieu

BKWI is opgericht om de gegevensuitwisseling binnen de Suwi-keten op digitale wijze te ondersteunen en te bevorderen. Dit gebeurt enerzijds door het vervangen van fysieke, papieren informatiestromen en anderzijds door digitaal hergebruik van reeds opgevraagde en vastgelegde gegevens. Een burger hoeft slechts éénmalig zijn gegevens aan te leveren en als hij dit digitaal doet wordt bespaard op papier fysiek transport van gegevens en op bezoeken van de burger aan meerdere instellingen.

Daarnaast stimuleren we dat onze medewerkers meer gebruik maken van andere vervoersmiddelen dan de auto. Het kantoor van BKWI ligt in het centrum van de stad Utrecht. Voor woon-werkverkeer zijn het OV en de fiets de norm voor veel BKWI-medewerkers.

Maatschappij

In 2022 zetten we ook verder in op een juiste mix van medewerkers. Uitdaging is met name om jonge medewerkers aan te trekken en aan ons te binden. Hiervoor zullen we ook in 2022 weer plekken creëren voor stagiaires en trainees.

3.4 IT-omgeving

Onze dienstverlening is afhankelijk van goed werkende en stabiele IT, dé voorwaarde voor de continuïteit van de dienstverlening aan onze ketenpartners. De IT-omgeving is in het afgelopen anderhalf jaar geactualiseerd en gemoderniseerd. Dit is enerzijds het gevolg van verricht onderhoud en gerichte vernieuwing en anderzijds ook door opdrachten die we uitvoerden voor het ministerie van SZW.

We hebben, door deze opdrachten slim uit te werken, gelijktijdig aan de vernieuwing van onze ICT kunnen werken. Zo hebben we met de bouw van de beslagvrije voet (BVV) in 2020 een modern en toekomstbestendig platform neer kunnen zetten.

Met de activiteiten die we uitgevoerd hebben voor het programma Toekomst Gegevensuitwisseling Werk en inkomen (TWI) hebben we het mogelijk gemaakt dat we op moderne manier kunnen koppelen, via een API. In de tweede helft van 2021 hebben we de ontwikkelde API-Gateway en leveringsvoorwaardenservice in opdracht van SZW in beheer genomen.

Wij hebben de verwachting dat deze opdracht in 2022 en verder zal worden gecontinueerd. We kunnen op die manier bestaande en nieuwe diensten beter ontsluiten. Dit is voor onze afnemers van groot belang. Nieuwe initiatieven, een veranderende omgeving en nieuwe wetgeving stellen namelijk andere eisen aan de producten die worden opgeleverd. Ook deze ontwikkelingen hebben invloed op de IT-omgeving, zowel op te gebruiken programmatuur als op de kennis en vaardigheden van het personeel.

Daarnaast willen we de komende jaren de applicaties die op het huidige platform draaien verplaatsen naar het nieuwe gecontaineriseerde platform dat ten behoeve van vBVV is ontwikkeld. Met als einddoel om de voordelen van dit moderne platform optimaal te benutten. In 2022 maken we daar een begin mee.

3.5 Informatiebeveiliging en privacy (IB&P)

Als beheerder van de gegevensuitwisseling via Suwinet is het van belang dat deze uitwisseling op een veilige manier plaatsvindt. Onze ketenpartners moeten erop kunnen vertrouwen dat de uitwisseling met de uiterste zorgvuldigheid plaatsvindt. Tevens is het zaak dat we oneigenlijk gebruik en misbruik van gegevens voorkomen.

Dit laatste is niet alleen een taak van BKWI, maar ook van de gebruikers van onze producten. Dit geldt zowel voor de producten die worden opgeleverd, als ook voor de voorlichting naar interne medewerkers en medewerkers van ketenpartners.

Door middel van penetratietesten stellen we onze diensten en producten op de proef, om zo meer zekerheid te hebben dat ze veilig zijn. We stellen rapportages beschikbaar aan onze afnemers zodat zij uitgebreid toezicht kunnen houden op het gebruik van de voorzieningen en we hebben in het afgelopen jaar geen datalekken hoeven melden bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Tegelijkertijd zet BKWI stappen om zijn interne IB&P-organisatie te verbeteren. Daarbij streeft BKWI ernaar om te voldoen aan de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO). Hiermee willen we naar onze omgeving aantoonbaar maken dat we veilig omgaan met informatie.

Over 2019 en 2020 heeft BKWI een afkeurend oordeel van zijn IT-auditor ontvangen. Hier leren we van. Bij de laatste audit is geconstateerd dat BKWI in 2020 stappen ter verbetering heeft ondernomen. Verbeteracties die in de loop van 2021 worden opgepakt en afgerond, zullen in 2022 leiden tot aantoonbare werking gedurende het hele jaar.

We zijn nog niet klaar, maar de uitkomsten van de laatste IT-audit laten zien dat we de juiste stappen zetten en dat verbeteringen zichtbaar zijn. We blijven hier ook in 2022 de hoogste prioriteit aan geven.

In 2022 loopt het contract met onze huidige IT-auditor af. In nauwe samenwerking met de inkoopafdeling van UWV zijn wij een traject gestart om tijdig en rechtmatig een (nieuw) contract af te sluiten voor IT-auditdiensten.