4. Bedrijfsvoering en financiën

BKWI wordt gefinancierd uit publieke middelen. Enerzijds ontvangen we van het ministerie van SZW een bijdrage voor de uitvoering van de wettelijke taken en anderzijds ontvangen we van het ministerie van SZW en van de ketenpartners een vaste bijdrage voor het uitvoeren van onze portfolio. Aangezien over deze bijdrage voor 2021 nog geen definitieve besluitvorming heeft plaatsgevonden is dit één van de zorgpunten van BKWI voor het komende jaar.

4.1 Doelmatigheid

De middelen die we ontvangen voor de uitvoering van de werkzaamheden willen we uiteraard zorgvuldig en verantwoord besteden. We letten er scherp op dat onze inspanningen en uitgaven daadwerkelijk bijdragen aan de realisatie van onze doelen en dat de kosten in verhouding staan tot de opbrengsten. Jaarlijks verantwoorden wij ons over prestaties en kosten. Dit doen we in ons halfjaar- en jaarverslag en via gesprekken met zowel UWV als het ministerie van SZW.

In hoofdstuk 2 heeft u kunnen lezen welke activiteiten wij in 2021 gaan uitvoeren, zowel ten aanzien van onze wettelijke taak als vanuit het portfolio.

4.2 Rechtmatigheid

Alle handelingen die BKWI verricht moeten rechtmatig zijn, in overeenstemming met de geldende regels en besluiten. In 2019 was het rechtmatigheidspercentage van BKWI 98,1% en over het eerste half jaar van 2020 was het percentage 99,5%.

Het rechtmatigheidscijfer stijgt ieder jaar, echter we blijven de waarschuwing afgeven dat het voor een kleine organisatie als BKWI niet altijd eenvoudig is de norm te realiseren. We hebben te maken met opdrachten vanuit SZW die in korte tijd onder hoge druk gerealiseerd moeten worden. Dit kan de rechtmatigheid onder druk zetten.

4.3 Risicomanagement en kwaliteitsbewaking

Risicomanagement heeft tot doel om, bij het creëren van waarde, op een niet instrumentele wijze de onzekerheden waaraan de BKWI-organisatie wordt blootgesteld te inventariseren, te evalueren op kans en impact en vervolgens zodanig te managen, dat de onzekerheden worden gemitigeerd tot een aanvaardbaar niveau.

In 2021 zal de nadruk liggen op het organiseren van en het bewust(er) omgaan met onzekerheden en de aantoonbare beheersing ervan.

De basis voor een risicomanagement-cultuur wordt gelegd in ‘onderling vertrouwen’. Het in gesprek gaan met elkaar en de ‘bal op de stip’ te leggen. Het expliciet op de 'juiste' tafel krijgen/bespreken van risico's, knelpunten en/of kansen.

De focus ligt bij risicomanagement op het bewust(er) omgaan met onzekerheid rond intern beheer en het omgaan met onzekerheid vanuit de omgeving.

Risicomanagement is onderdeel van de reguliere P&C-cyclus (run). Bij de start van het jaarplanproces, het bespreken van de beleidsprioriteiten, komen de BKWI- brede risico’s al impliciet ‘op tafel’. Vervolgens krijgen ze een plek in het BKWI-jaarplan, een analysekalender (tactisch) en de managementrapportage (operationeel).

Risicomanagement is tevens onderdeel van de projectbesturing (change). De producten waarin de risico’s een specifieke plek krijgen zijn: U-toetsen en Portfolio-planning (strategisch), de analysekalender (tactisch), de portfolio-rapportage van BKWI en de projectdocumenten (operationeel).

In 2021 worden risico's/knelpunten/kansen frequent, 1 maal per kwartaal, opgehaald binnen BKWI teneinde het gesprek aan te gaan met het lijnmanagement.

De hieruit voortvloeiende top 5 van risico's/knelpunten, kansen krijgen een plek in de verantwoordingslijnen waarbij het gesprek minstens zo belangrijk is als de verantwoording.

  • Kwaliteitsmanagement

Alhoewel kwaliteit een verantwoordelijkheid is voor de gehele organisatie, is er binnen BKWI een kwaliteitsmanager belast met de kwaliteitsbewaking op de bedrijfsprocessen. Eén van de taken is het toezien dat de bedrijfsprocessen voldoen aan de geldende standaarden. Tevens heeft hij een adviserende en ondersteunende rol bij de implementatie van de gewijzigde bedrijfsprocessen en monitoring van conclusies en aanbevelingen uit eerder verrichte audits.

Evenals voorgaande jaren zal een groot deel van de activiteiten liggen in het bijstellen van processen waar nodig, als gevolg van constateringen in audits, suggesties medewerkers etc. Daarnaast worden er jaarlijks interne audits uitgevoerd op de processen, die leiden tot aanbevelingen aan het MT. Dit wordt vormgegeven door een kwaliteitskalender die jaarlijks door het MT BKWI wordt vastgesteld.

4.4 Capaciteit

De capaciteit van het personeel zal in 2021 hoger zijn dan de voorgaande jaren. Tevens is er een verschuiving van inhuur naar vast/tijdelijk door de wijziging van de financiering naar meer vaste financiering en minder projectfinanciering. De werving t.b.v. vierde team en vaste bezetting is gestart in 2020, echter door de uitbraak van het Covid-19 virus heeft dit vertraging opgelopen. Wellicht dat het noodzakelijk is dat we in 2021 nog verder moeten werven.

In onderstaande tabel een overzicht van het aantal fte dat is begroot voor 2021:

Personeel

Begroting 2021

Prognose 2020

Begroting 2020

Realisatie 2019

FTE met vast / tijdelijk / flex

95,4

92,2

69,7

74,9

Het aantal fte’s dat is begroot voor 2021 is gestegen ten opzichte van de begroting 2020. Dit komt doordat het 4e ontwikkelteam, de versteviging van de staande organisatie en de uitvoering van de governance/beheer fase van BVV erbij zijn gekomen.

4.5 Begroting

BKWI ontvangt jaarlijks gelden voor de uitvoering van de werkzaamheden. Deze gelden komen uit verschillende bronnen en in dit hoofdstuk is dan ook per onderdeel aangegeven wat de bron en bestemming is van het budget.

  • Financiering 2021

Zoals al eerder in dit jaarplan aangegeven is de financiering voor 2021 nog enigszins onzeker. In de volgende paragraaf reguliere begroting zijn deze afzonderlijke financieringsbijdragen toegelicht, waarbij is verwezen naar de nog noodzakelijke besluitvorming. De Ketenpartners en het ministerie van SZW hebben aangegeven dat de financiering voor ontwikkelteams wordt gedekt. Vanaf 2022 zijn er definitieve afspraken gemaakt met het ministerie van SZW over de structurele financiering voor drie ontwikkelteams.

4.5.1     Reguliere begroting

BKWI ontvangt van het ministerie van SZW jaarlijks de Rijksbijdrage voor de uitvoering van zijn wettelijke taak. Wat we voor deze wettelijke taak als activiteiten uitvoeren is op hoofdlijnen beschreven in hoofdstuk 2, waarbij elementen zoals beschreven in hoofdstuk 2 worden meegenomen (Bron: Reactiebrief ministerie SZW Halfjaarverslag BKWI).

Kader BKWI (x € 1.000)

Begroting 2021

Begroting 2020

Regulier kader basis

9.758

8.258

l/p compensatie 2019

240

PM

l/p compensatie 2020

262

PM

l/p compensatie 2021

PM

-

Governance en Beheer BVV

1.273

-

Ontwikkelteams BKWI*

3.000

2.000

Totaal kader 2020-2021

14.533

10.258

* 2 ontwikkelteams in 2020 en 3 ontwikkelteams in 2021

De Rijksbijdrage bedraagt voor reguliere taken € 9.758K. De stijging van het regulier kader basis is als gevolg van toekenning van budget voor versteviging van de staande organisatie als gevolg van de uitbreiding van onze dienstverlening. Daarnaast is er in 2020 een correctie doorgevoerd voor wat betreft de loon- en prijscompensatie 2019 van € 240K en is tevens de loon- en prijscompensatie 2020 ad. € 262K toegekend.

Voor de governance en beheerfase BVV is een bedrag van € 1.273K toegekend voor de automatisering en personeelskosten.

Voor de bijdrage aan de drie ontwikkelteams gaan wij, naast het team dat al regulier is gefinancierd, voor de begroting uit van € 1 miljoen per ontwikkelteam. Hiervoor dient echter nog formele besluitvorming plaats te vinden door de ketenpartners (1 ontwikkelteam) en het ministerie van SZW (2 ontwikkelteams).

In het Ketenoverleg van 17 september jongstleden is een voorstel gedaan voor een bijdrage van

€ 1 mio. van de ketenpartners voor een ontwikkelteam. Hiervoor is in dit overleg een mondelinge toezegging gedaan door de ketenpartners. Dit dient nog door formele besluitvorming te worden bekrachtigd.

Wij hebben momenteel zicht op SZW-opdrachten met een omvang van € 1,25 mio.

Formele opdrachtverlening door het ministerie van SZW moet hiervoor nog worden ontvangen. We gaan voor de overige €750K uit van een garantstelling door SZW voor te verlenen opdrachten.

In de U-toets voor Governance/Beheer BVV is een bedrag van € 308K opgenomen voor releases in 2021. Indien die opdracht is geformaliseerd kan de garantstelling met dit bedrag worden verminderd en resteert aan garantstelling € 442K voor het begrotingsjaar 2021.

De totale begrote opbrengst vanuit de rijksbijdrage en ketenpartners komt daarmee op afgerond €14,5 mio. Deze wordt als volgt ingezet:

Uitvoeringskosten (x € 1.000)

Begroting

2021

Begroting

2020

Realisatie

2019

Personeel

10.965

7.590

8.131

Huisvesting

532

412

440

Automatisering

2.655

1.881

2.163

Kantoor

206

200

172

Vervoer

25

25

29

Overig

150

150

193

Bruto kosten

14.533

10.258

11.128

Opbrengst

14.533

10.258

11.132

Totaal resultaat

-

-

5

Toelichting op de uitvoeringskosten:

De toename in de personeels- en automatiseringskosten ten opzichte van de begroting 2020 wordt met name veroorzaakt door de versterking van de organisatie, het 4e ontwikkelteam, de governance en beheer BVV, de overgang naar een nieuwe leverancier voor ICT-hosting en de vertaling van de loon/prijsontwikkeling over 2019 en 2020. Deze activiteiten waren geen onderdeel van de begroting uit het jaarplan 2020, evenals de vertaling van de loon en prijsontwikkeling over 2019 en 2020.

De toename in de huisvestingskosten betreft huur van ruimtes voor vergaderingen ca. als gevolg van het huisvesten van het 4e ontwikkelteam en de versterking van de staande organisatie.

4.5.2     Portfoliofinanciering

In 2019 en 2020 werken wij met een (capaciteits-) financiering van ontwikkelteams in plaats van een financiering op projectbasis. In 2021 wordt BKWI net als voorgaande jaren daarnaast ook gefinancierd vanuit opdrachten SZW in verband met de uitvoering van nieuwe of gewijzigde regelgeving zoals de WSKD en vBVV en opdrachten in het kader van innovatie, zoals het programma TWI.

Vanaf 2022 zorgt het ministerie van SZW voor de structurele financiering van de ontwikkelteams. Voor het begrotingsjaar 2021 is in de vorige paragraaf uiteengezet hoe de financiering van de ontwikkelteams en opdrachten als gevolg van bijvoorbeeld gewijzigde of nieuwe wet- en regelgeving naar verwachting gaat plaatsvinden.

4.5.3     Vervangingsinvesteringen

BKWI maakt gebruik van een Bestemmingsfonds vervangingsinvesteringen. BKWI heeft door zorgvuldig en verantwoord om te gaan met de beschikbare middelen de afgelopen jaren het bestemmingsfonds kunnen vormen tot een omvang van € 1.542 mio. (bron: BKWI Jaarverslag 2019).

In onderstaande tabel zijn de investeringen opgenomen ter vervanging of upgraden van bestaande ICT waarbij de daarmee gemoeide lasten worden gedekt uit het Bestemmingsfonds. Bij deze investeringen gaat het niet om uitbreiding of innovatie van bestaande ICT.

De investering van € 1.440 die nodig is voor dekking van de transitiekosten ter vervanging van de hosting Centrale Omgeving GeVS in 2021 zorgt ervoor dat het bestemmingsfonds significant daalt. Hierdoor houdt BKWI weinig mogelijkheid meer over om het bestemmingsfonds voor andere noodzakelijke investeringen in te zetten. We willen samen met het ministerie van SZW kijken naar mogelijkheden om het bestemmingsfonds weer aan te vullen in de komende jaren danwel over te gaan naar een andere systematiek.

Onderstaand een overzicht van de investeringen voor de periode 2021 tot en met 2024.

Onderwerp

2021

2022

2023

2024

Totaal

Hosting Centrale Omgeving € 1.440       € 1.440
Suwinet-Netwerk Europese aanbesteding-Project/Transitie   € 125 €50   € 175
OpenAM: upgrade of vervangen (IAM tooling) € 50 € 50 € 200   € 250
Splunk: upgrade of vervangen (rapportage tooling)   € 50 € 200   € 250
Websites Herbouw-Aanpassing/ transitie     € 95   € 95
Verbetering OTAP-omgeving       € 100 € 100
Totaal                                                            € 1.440 € 225 € 545 € 100 € 2.310

Toelichting op de vervangingsinvesteringen:

Vervanging hosting Centrale Omgeving GeVS

Het contract met de huidige leverancier Schuberg Philis loopt in februari 2021 af en de hosting, software en bijbehorende licenties dienen daardoor opnieuw in de markt te worden gezet waarbij BKWI aansluiting zoekt bij dezelfde nieuwe leverancier van UWV. De daadwerkelijke transitie vindt plaats in 2021. Op dit moment is BKWI in overleg met UWV over aansluiting bij het hosting contract van UWV. Dit bevindt zich in de afrondende fase.