3. Toekomstbestendige organisatie

3.1 Missie en visie

In 2018 is een nieuwe missie en visie vastgesteld voor BKWI. Sinds de vaststelling van deze missie is de wereld om ons heen veranderd en dat heeft ertoe geleid dat we onze koers, onze missie en visie in 2020 hebben bijgesteld.

Op basis van onze missie en visie maken we de slag naar onze strategische doelen voor de komende jaren en de risico’s die we tegenkomen. De onderstaande missie en visie is afgestemd zowel intern binnen BKWI als met onze eigenaar en ketenpartners.

De missie van BKWI luidt als volgt:

De overheid biedt goede en efficiënte dienstverlening aan burgers en bedrijven. BKWI maakt hiervoor de digitale uitwisseling van gegevens mogelijk voor uitvoeringsorganisaties, primair in het SZW-domein.

Aansluitend op de missie hebben we onze toekomstdroom neergezet en verwoord in een visie:

BKWI is gegevensknooppunt binnen het SZW-domein. We faciliteren ketenpartners steeds meer met gegevenssets op maat. Onze oplossingen worden vaker (her)gebruikt voor dienstverlening op het gebied van publieke taken.

 Onze kracht zit in de combinatie van regisseren, ontwikkelen en beheren. Vanuit deze kracht en onze kennis op de keteninformatisering worden wij gevraagd bij te dragen aan het implementeren van wet- en regelgeving. Hierbij gaan we de juiste allianties aan.

 We leveren betrouwbare en veilige producten. We werken met moderne methodes in goede afstemming met onze ketenpartners, zodat we snel kunnen schakelen in alle fases van het proces. We investeren in vakmanschap en versterken onze organisatie. We investeren in innovatie om ook in de toekomst goede en efficiënte dienstverlening mogelijk te maken.

 De visie die we hebben ontwikkeld is uiteengezet in thema’s die we de komende jaren verder gaan ontwikkelen. Nadere activiteiten op deze thema’s zullen we ieder jaar in het jaarplan vermelden én nader specificeren in de afdelingsjaarplannen die jaarlijks op basis van het jaarplan BKWI worden opgesteld.

De 6 thema’s die de komende jaren centraal staan zijn:

  • 1. We leveren gegevens op maat

Hiervoor zullen we in 2021 voor het programma TWI een gegevensbundelaar gaan bouwen. Dit heeft onder meer tot gevolg dat meerdere bronnen in 1 bericht kunnen worden gezet. Daarnaast zal Inkijk classic worden uitgefaseerd en worden hiermee gemeenten overgezet naar Suwinet Inkijk vernieuwd. Hierdoor wordt het voor medewerkers van gemeenten mogelijk meer gegevens op maat te verkrijgen.

  • 2. We hergebruiken oplossingen t.b.v. publieke taken (en dragen bij aan ketenimplementaties)

Oplossingen die zijn gebruikt bij de bouw van TWI-componenten zullen worden (her)gebruikt bij de bouw van componenten voor de regeling Beslag Vrije Voet en andere regelingen binnen de schuldenketen. We stellen als doel dat we in een zo vroeg mogelijk stadium van een programma/regeling gaan meedraaien, zodat we onze expertise op keten-ict kunnen Voor 2021 zal dit voornamelijk gaan om de regeling Stroomlijning Keten voor Derdenbeslag (WSKD).

  • 3. We combineren ontwikkelen, beheren en regisseren

Dit passen we momenteel al toe bij activiteiten in het kader van de GeVS, waar we ontwikkelen en beheren, maar wordt nu ook uitgebreid naar de activiteiten binnen de schuldenketen. De combinatie van deze drie elementen is de kracht van BKWI en dit willen we in 2021 nog verder uitbreiden door het vakmanschap van medewerkers in de ontwikkelteams te vergroten. Voor wat betreft de regisseurrol gaan we dit in 2021 inrichten en steeds verder toepassen binnen de activiteiten die we oppakken.

  • 4. We gaan allianties aan

Onze kracht kan alleen versterken als we gebruik maken van de competenties van andere partijen. Hiervoor moeten we eerst inzichtelijk hebben welke partijen er zijn, wat hun competenties zijn en of deze voor BKWI aanvullend zijn. We zullen in 2021 een onderzoek instellen naar mogelijke allianties door het hiervoor genoemde in kaart te brengen.

  • 5. We leveren betrouwbaar en veilig

Bij alle producten die we leveren staat centraal dat we dit betrouwbaar en veilig doen. Als een opdrachtgever iets wil wat niet aan deze voorwaarde voldoet dan zullen we dat in eerste instantie niet gaan bouwen, maar geven we adviezen hoe wel betrouwbaar en veilig kan worden geleverd.

Tevens willen we in 2021 meer aandacht geven aan het principe privacy by design. Dit zal verder worden uitgewerkt in de afdelingsjaarplannen.

  • 6. We innoveren

BKWI wil een aantal keer per jaar een hackaton uitvoeren om nieuwe oplossingen en technieken te beproeven. Daarnaast gaan we ons containerplatform verder uitbreiden en kijken we in 2021 wat van het huidige platform met een virtuele machine kunnen overbrengen naar het nieuwe container platform.

Bij nieuwe opdrachten gaan we kijken hoe we toekomstgerichte oplossingen kunnen inzetten die passen in het huidig en toekomstig dienstverleningsconcept, we ontwikkelen eigen initiatieven waarin burgerregie centraal staat, zoals “wie heeft mijn gegevens gezien”.

3.2 Goed werknemer- en werkgeverschap

Voorlopig is nog niet duidelijk wat de structurele gevolgen zijn van COVID-19 voor onze medewerkers, de inrichting van het werk en de dienstverlening. Belangrijk is om te leren van de huidige situatie. Verschillende onderzoeken die binnen UWV worden uitgevoerd (naar o.a. ziekteverzuim, thuiswerken) vormen hiervoor de basis.

Aan het eind van 2020 verwachten we een beeld te hebben van de behoeften van medewerkers en teams over thuis- en kantoorwerken en hybride combinaties van beide.

Gelet op de huidige situatie rond het COVID-19 virus is de inschatting dat we de eerste maanden van 2021 nog thuiswerken conform de huidige werkwijze. We volgen de berichtgeving rond de ontwikkeling van het virus op de voet en aanvullend hierop de richtlijnen vanuit de Rijksoverheid en UWV. We hopen in 2021 toch snel weer terug te kunnen keren naar een maatschappij waar mensen elkaar onder meer op kantoor kunnen ontmoeten, zonder aangepaste regels.

Met de COVID-19 crisis is de nadruk op goed werkgeverschap toegenomen. We hebben nadrukkelijker oog voor elkaar en staan voor de vraag hoe je medewerkers gezond en gemotiveerd houdt op afstand. Waar we gewend zijn om op kantoor in te zetten op fit en vitaal beleid kunnen we dat niet automatisch in de thuissituatie doen.

Waar we op kantoor nog kunnen zorgen voor dynamische werkplekken, stoelmassage en fruit is dit op de thuiswerkplek moeilijker. Voor sommige medewerkers vervalt de balans tussen werk en privé, waar die voor anderen juist voordeliger werkt. Kortom het is nog meer van belang dat iedere medewerker persoonlijke aandacht krijgt, waarbij de nadruk wellicht nog meer ligt op het mentale dan op het fysieke en dat tussen manager en medewerker wordt stilgestaan bij de situatie.

Daar waar medewerkers klachten krijgen door het thuiswerken zal direct samen en met professionals naar een oplossing moeten worden gezocht. Hiermee moeten we het ziekteverzuim zo minimaal mogelijk proberen te houden.

  • Nieuwe medewerkers

In 2021 werkt BKWI met vier ontwikkelteams en heeft versterking van de organisatie plaatsgevonden. Dit zal voor de organisatie ook in 2021 aanpassing vergen. Mensen moeten elkaar leren kennen, nieuwe mensen moeten worden ingewerkt etc. We zijn in overleg met een externe partij hoe we ervoor kunnen zorgen dat mensen op een leerzame en effectieve manier kunnen kennismaken met elkaar, waarbij oog is voor de dynamiek binnen organisatie en afdeling.

We zullen in 2021 verder gaan met het ‘vervangen’ van extern ingehuurde medewerkers door interne medewerkers. Op die manier binden we kennis aan ons en kunnen we inzetten op verdere ontwikkeling van het vakmanschap.

  • Vakmanschap

Ons personeel is van groot belang voor de realisatie en kwaliteit van onze producten, dus zij verdienen alle zorg en aandacht. In de afgelopen jaren is het vakmanschap op het terrein van agile werken sterk ontwikkeld. Zo volgt iedere medewerker trainingen gericht op agile werken (SAFE), verzorgen we een training over feedback geven etc.

Maar hiermee zijn we er niet, er zijn, mede door het vaststellen van doelen voor de komende jaren (zie 3.1) nog meer vlakken waarop we het vakmanschap van medewerkers verder willen ontwikkelen.

Met de uitwerking van de missie/visie in de afdelingsjaarplannen zal meer concreet worden op welke onderwerpen we het vakmanschap verder ontwikkelen in 2021. De nadruk zal liggen op het bekwamen van medewerkers in de rol van regisseur, verdere ontwikkeling als ontwikkelorganisatie, het verder bekwamen in nieuwe technologieën en ondersteunende onderwerpen als risicomanagement binnen de organisatie.

Dit willen we onder meer doen door het aanstellen van vakcoördinatoren, die zullen fungeren als ‘aanjagers’ voor medewerkers om hun kennis op peil te houden en te brengen en hen inhoudelijk te coachen waar nodig

  • Maatschappelijk verantwoord ondernemen (MVO)

BKWI is een organisatie die een positieve impact wil hebben op mens, milieu en maatschappij. Dit doen we door invulling geven aan ons MVO-beleid. We streven ernaar een organisatie te zijn met een divers personeelsbestand, waar iedereen zich welkom voelt en waar we bijzondere aandacht hebben voor milieu en klimaat. We richten ons hierbij op drie pijlers, te weten mens, milieu en maatschappij.

  • Mens

We zetten ons optimaal in om de tevredenheid, gezondheid, betrokkenheid, innovatief vermogen en de eigen verantwoordelijkheid van medewerkers te vergroten. Hiervoor hebben we diverse middelen zoals al eerder in deze paragraaf te lezen was en daarnaast hebben we een organisatie met korte lijnen, zodat directie en management makkelijk benaderbaar zijn indien mensen zaken bespreekbaar willen stellen.

Ondanks het feit dat er minder op kantoor wordt gewerkt zijn we toch op zoek naar middelen om mensen betrokken te houden bij hetgeen binnen BKWI gebeurt. Dit doen we onder meer door vlogs van het management, een periodieke team sessie van afdelingen, functiegroepen etc. om kennis uit te wisselen over zaken. Daarnaast wordt bij aanvang van sommige onlinevergaderingen een kwartier vooraf ingeruimd om over dagelijkse dingen te praten, die op kantoor bij de koffieautomaat plaatsvindt.

Zoals gezegd willen we een organisatie zijn met een divers personeelsbestand. We zijn hard bezig om dit ook daadwerkelijk te realiseren. Mensen die we aannemen zijn van diverse achtergrond en voelen zich ook welkom binnen de organisatie. Voor 2021 streven we naar aanname van onder meer young IT-professionals en trainees om verjonging in de organisatie te brengen en bezien of we meer mensen vanuit de banenafspraak kunnen aannemen.

  • Milieu

BKWI is opgericht om de gegevensuitwisseling binnen de Suwi-keten op digitale wijze te ondersteunen en te bevorderen. Dit gebeurt enerzijds door het vervangen van fysieke, papieren informatiestromen en anderzijds door digitaal hergebruik van reeds opgevraagde en vastgelegde gegevens.

Een burger hoeft slechts éénmalig zijn gegevens aan te leveren en als hij dit digitaal doet wordt bespaard op papier fysiek transport van gegevens en op bezoeken van de burger aan meerdere instellingen.

Daarnaast stimuleren we dat onze medewerkers meer gebruik maken van andere vervoersmiddelen dan de auto. Het kantoor ligt in het centrum van de stad Utrecht, dus het OV is één van de alternatieven. Daarnaast zullen we twee van onze parkeerplaatsen laten vervallen om plaats te maken voor een fietsenstalling. Zo maken we het voor de medewerkers steeds makkelijker om BKWI op een milieuvriendelijke manier te bereiken.

  • Maatschappij

In 2021 zetten we ook verder in op een juiste mix van medewerkers. Uitdaging is met name om jonge medewerkers aan te trekken en aan ons te binden. Hiervoor zullen we ook in 2021 weer plekken creëren voor stagiaires en trainees.

3.3 IT-omgeving

Onze dienstverlening is afhankelijk van goed werkende en stabiele IT, dé voorwaarde voor de continuïteit van de dienstverlening aan onze ketenpartners. De IT-omgeving is in het afgelopen anderhalf jaar geactualiseerd en gemoderniseerd.

Dit is enerzijds het gevolg van verricht onderhoud en gerichte vernieuwing en anderzijds ook door opdrachten die we uitvoerden voor het ministerie van SZW. We hebben, door deze opdrachten slim uit te werken, gelijktijdig aan de vernieuwing van onze ICT kunnen werken. Zo hebben we met de bouw van de Beslag Vrije Voet (BVV) in 2020 een modern en toekomstbestendig platform neer kunnen zetten.

Nieuwe initiatieven, een veranderende omgeving en nieuwe wetgeving stellen namelijk andere eisen aan de producten die worden opgeleverd. Ook deze ontwikkelingen hebben invloed op de IT-omgeving, zowel op te gebruiken programmatuur als op de kennis en vaardigheden van het personeel.

In 2021 verloopt het contract met de huidige leverancier rond hosting van onze GeVS en BVV omgevingen. Er is inmiddels een nieuwe leverancier, waarmee de gesprekken worden gevoerd. Hierbij sluiten we aan bij het contract dat UWV heeft afgesloten. De transitie zal echter de nodige incidentele kosten met zich meebrengen, naar verwachting zo’n € 2 miljoen.

Dit houdt onder meer in dat de transitie goed moet worden gemanaged vanuit BKWI om enerzijds alles technisch soepel te laten verlopen en anderzijds de kosten te bewaken.

3.4 Informatiebeveiliging en privacy

Als beheerder van de gegevensuitwisseling via Suwinet is het van belang dat deze uitwisseling op een veilige manier plaatsvindt. Onze ketenpartners moeten erop kunnen vertrouwen dat de uitwisseling met de uiterste zorgvuldigheid plaatsvindt. Tevens is het zaak dat we oneigenlijk gebruik en misbruik van gegevens voorkomen.

Dit laatste is niet alleen een taak van BKWI, maar ook van de gebruikers van onze producten. Dit geldt zowel voor de producten die worden opgeleverd, als ook voor de voorlichting naar interne medewerkers en medewerkers van ketenpartners.

Uit de EDP-audit over 2019 is een fors aantal bevindingen gekomen. BKWI heeft niet overal het Informatie Beveiliging en Privacy (IB&P) beleid op orde. Vaak zijn wel de juiste maatregelen getroffen, maar kan dit niet worden aangetoond. Ook is er kritiek op de inrichting van de IB&P- organisatie.

In 2020 is daarom met behulp van UWV actie ondernomen. We richten de organisatie anders in en pakken de bevindingen uit de audit op. Hierbij willen we voorkomen dat het puur een papieren exercitie is: zorg voor informatiebeveiliging en privacy moet onderdeel uitmaken van ons vakmanschap.

We kiezen er bewust voor om naar aanleiding van deze audit de inrichting van IB&P van BKWI fundamenteel aan te pakken. Met alleen het wegwerken van de bevindingen zijn we er niet. BKWI moet beter aan tonen dat het risicogericht omgaat met informatiebeveiliging en privacy.

En belangrijk uitgangspunt is dat wij ernaar streven om een zelflerende organisatie te worden die tijdig kan signaleren waar het knelt en nodige verbetermaatregelen kan treffen. De acties in het verbeterplan zijn gestructureerd langs drie hoofdpijlers:

  1. Inrichting organisatie IB&P
  2. Actie op bevindingen audit 2019
  3. Structurele inrichting IB&P via BIO

1. Inrichting IB&P organisatie

Met de ingerichte IB&P-organisatie zorgen wij dat een fundament wordt neergezet voor adequate sturing en uitvoering van IB&P. Daarbij is rekening gehouden met de inrichtingsprincipes voor interne beheersing, waarmee scheiding van controlerende en uitvoerende functies zijn geborgd. Deze inrichting draagt bij aan duidelijkheid in de rollen en verantwoordelijkheden waardoor wij efficiënt maatregelen kunnen treffen.

Door heldere scheiding in rollen verantwoordelijkheden krijgen wij meer inzicht en transparantie in te nemen maatregelen maar ook in acties die niet tijdig worden uitgevoerd. Het MT wordt hiermee in staat gesteld om adequaat te sturen.

In 2020 is al een belangrijke stap gezet op dit onderwerp, doordat het MT heeft vastgesteld hoe de rollen binnen de IB&P-organisatie van BKWI moeten liggen. Aan de hand van deze besluitvorming wordt ten tijde van het schrijven van dit jaarplan gewerkt aan het uitwerken van de governance rond dit thema.

Dit wordt naar verwachting in het laatste kwartaal van 2020 geaccordeerd door het MT. Nadat een aantal maanden volgens de vastgestelde governance is gewerkt zal deze in het tweede kwartaal van 2021 worden geëvalueerd.

2. Actie op bevindingen audit 2019

Structurele inrichting van IB&P staat voorop maar de auditrapportage van Baker Tilly geeft ons inzicht en richting in verbeterpunten op een aantal onderwerpen uit de gehanteerde normenkaders. We realiseren ons dat we naar verwachting ook in de audit over 2020 nog verbeterpunten zullen aantreffen. We moeten keuzes maken richting de audit 2020. Een belangrijk onderdeel is bijvoorbeeld de overgang van het GeVS kader 2011 en BIR 2017 naar BIO.

Concreet betekent het dat we een flink palet acties inzetten. Zo verbeteren we de awareness door IB&P trainingen verplicht te maken, we brengen verouderd beleid op orde, we vernieuwen procedures voor nieuwe medewerkers maar ook voor leveranciers en voeren een vernieuwd encryptiebeleid in.

Structurele inrichting IB&P via BIO

Naast het adresseren van bevindingen uit de audit is de voornaamste ambitie dat wij toewerken naar een organisatie die in control is. Vanaf 2020 is de nieuwe Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) van kracht. Als onderdeel van ons verbeterplan werken wij aan het inzichtelijk maken van de afstand tot de vereisten IB&P-maatregelen uit de BIO. Dat doen we samen met de betreffende verantwoordelijken.

Eind 2020 kunnen wij daarmee duidelijk aan de auditor overleggen wat de afstand is tot de BIO en welke acties worden genomen in de tijd. In 2021 zal een verdere uitwerking hiervan plaatsvinden.